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女性项目管理者如何打造高绩效项目团队

时间:2020-04-16   来源:PMO评论特约作者 张梅芳 李晓云
项目管理具有时间性、阶段性、交付性、协同性等特点,高绩效团队往往可以协调好项目进展中各相关干系人、相关资源等重要项目管理要素,并可以按照项目计划高效执行各阶段项目任务,最终按时高质量完成项目交付。研究表明女性善于沟通和协调各方资源,此外还具有高执行力和韧性等特点。女性细致、耐心对项目过程和细节的把握也更具优势。因而女性管理者往往更容易成就项目团队的高绩效。
优秀的沟通能力为项目保驾护航
项目管理要素包括:范围、时间、成本、质量、人力、风险、采购、沟通,每一个因素都与项目最后的成功息息相关。在实际的项目执行过程中,我们可以发现项目管理中的任何一个要素都与项目干系人关联最多,因而如何做好项目干系人管理对于项目的成功显得尤为重要。人们普遍认为女性拥有非常好的沟通能力,她们具有天然的亲和力,在沟通中更容易设身处地的为他人着想。因此女性项目管理者更善于站在各“项目干系人”的角度,从他们的需求和利益出发,最大限度地通过项目实现他们的价值,从而形成和谐的团队氛围,保障项目的顺利开展。
在项目开展过程中,客户突然提出的需求变更,会给项目的进展带来很不利的影响。究其原因有二:一是客户的主观需求,二是在项目开展前期与客户的沟通没有充分地考虑项目的需求性和可行性,也没有充分地考虑一些假设和约束因素,从而大大降低了需求的准确性。女性项目项目管理者心思较为细腻,在沟通中善于倾听对方的表述,并善于通过观察客户的表情、肢体语言等听出客户的言外之意,从而积极引导客户表述出更为真实、具体、准确的需求。即便是客户的主观需求变更,女性项目管理者也因其性格柔软的特性,会尽量避免冲突,通过较为圆润的沟通方式去协调客户与项目组成员之间的关系,保持和谐的工作气氛。
在管理领域,女性项目管理者并不是简单地发号施令、设法控制,她们更注重对他人的尊重、关心和信任,她们会以女性特有的细致和友善去关心他人、帮助他人,并获得支持;她们会在恰当的时间去赞美并鼓励他人,增加对方自信。有调查显示,在完成工作任务上男性和女性都能将男性化特质表现的旗鼓相当,但是在谋求下属的福利和关心他们的生活方面,女性的分数更高。而相互关心、相互理解、相互帮助、相互赞美、相互鼓励是增进人际关系的有效途径。在项目团队中建立较好的人际关系可有效提高沟通效率,增强团队凝聚力。
高执行力和韧性助力项目如期交付
一个优秀的项目管理者要应用所掌握的项目资源完成项目目标,因此执行力无疑是项目经理必备的能力素质要求。笔者通过研究优秀项目经理案例,总结他们都有两个好习惯,一是爱组织学习,二是爱狠抓执行。具体到每天的工作调度会,就要谈昨天的工作落实情况,为什么没有执行命令,不揪出问题不放过。高执行力才能保证项目的工期和利润,同时由于问题的及时解决和任务的及时完成,才能让项目高质量交付。
一个典型的项目基本可以划分为启动、计划、控制、执行、收尾五个过程。强化项目执行力其实贯穿项目的整个生命周期,在项目执行过程中,项目经理要协调和管理项目中存在的各种技术和组织等方面的问题,在团队中处于带头作用。当女性对项目有预期的把握和对结果的认知,就会倾力执行。而且女性的韧性往往高于男性。
女性项目经理的执行力通常体现在,制定合理的项目计划,并在客户方和项目组成员内达成共识。经过调查发现,女性注重项目细节,善于应用精细化管理工具,例如应用成型的项目计划工具软件,做好WPS工作分工,并运用管理软件实时跟踪项目进展。成熟的项目程序文件,将加快项目管理成熟过程,促进对各层管理的支持,大大改善项目沟通,提高项目的执行力。在项目团队建设过程中,女性项目经理带有天然的亲和力,善于运用人际关系技能,组织丰富的团队建设活动提高团队绩效;善于观察和交谈,在团队管理过程中能够解决冲突,这些都是提高项目绩效的重要手段。此外,项目团队是一个整体,这就要求团队成员具有高度合作精神,相互协作,相互信任。缺少团队精神只会导致工作效率的低下,甚至是项目失败。在营造有效执行力团队方面,女性项目经理从主观上淡化个人的作用,强调大局和整体意识,从客观上按程序办事,按制度办事,按客观规律办事。一个实干的、团结的、富有执行力的团队是项目如期交付的关键所在。
细致和耐心确保项目高质量交付
女性细致认真,在项目文档管理方面有显著优势。由于项目具有阶段性特点,项目文档具有重要的节点意义,也属于项目交付的重要内容。项目团队不同于职能团队,从组建到收尾,团队具有固定的工作周期,周期结束,团队成员就会立即分散到其他项目中去。项目技术资料和文档必须在项目执行过程中严格按照项目过程进行及时提交和评审,一方面是未来保证项目质量,不会在执行过程中出现偏颇,另一方面也是项目资产和项目交付的必要内容。女性项目管理者的认真负责,细致入微,正是项目文档管理的最好保障。
女性对危险的洞察力和畏惧心,促进项目风险管理。美国神经科学家为了研究压力与决策的关系,对男性女性进行一种电脑游戏测试。在没有压力的游戏中,男性与女性做的决定几乎相同,而在身体受到压力的情况下,男性会冒险向前冲,而女性会表现出退缩,在情况变好后再继续向前。对于项目管理而言,一点点的风险都可能导致项目的失败,所以女性在努力规避风险、规避损失方面更具优势。此外,女性在项目建设过程中,会更加重视安全管理,制定安全管理预防措施,落实安全培训和教育等,为项目顺利完成提供有力保障。
PMO评论特约作者:
张梅芳,女,1989.2,高级项目管理师,现任中建材智慧工业科技有限公司研发部经理助理,主要负责研发项目管理、产品设计和推广,在项目管理中执行力强、善于协调资源。
李晓云,女,1990.12,现任中建材智慧工业科技有限公司人事行政部总经理助理,主要负责公司信息化、行政管理、工会工作。在项目中善于沟通和协调,对于信息化项目和团队建设等项目管理有丰富的经验。
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