浅谈组建PMO对工程项目管理企业发展的意义

2018-12-27        来源:《建筑监督检测与造价》作者:广东广建项目管理有限公司 肖冠麒       点击:
      摘要:从全球范围来看,企业生存发展的环境动荡多变,迫切需要系统的战略观念去指导企业的项目管理实践。因为一个项目取得成功,不仅是因为个别有能力团队的全力投入,更多的是因为一个组织拥有成熟的企业项目管理体系。文章基于工程项目管理企业的现状和发展趋势,以及国外对项目管理办公室(PMO)的理论研究和实践,探讨组建PMO对工程项目管理企业发展的意义。
      关键词:PMO;工程项目管理;多项目管理;企业发展
1、引言
      随着经济全球化和科学技术的迅猛发展,现代工程建设项目的规模越来越大,工程内容越来越复杂,建设要求越来越高,涉及的方面越来越广,工程项目管理企业凭借其自身所拥有的专业技术和管理人才的优势以及其全方位、多阶段的专业技术和管理服务受到越来越多的业主的肯定和接受,工程项目管理服务行业正步入一个高速发展的阶段。然而,企业要想在激烈的市场竞争中得以持续发展,企业就必须提高企业范围内所有项目的整体管理水平,建立科学的企业项目管理体系,从企业层面战略地统筹所有项目。
2、建设工程项目管理企业的现状和问题
      工程项目管理引入中国已经30年,经过探讨研究、改革试点、推广实践、法制建设等多方面的努力,国内的工程项目管理业得到了高速发展,涌现出一大批专业的的项目管理企业。但与国外先进的项目管理企业相比,摒除投资体系不完善、法律体系不健全等企业外部环境条件,国内工程项目管理企业在企业内部普遍存在以下两个问题:
      2.1过分依赖优秀人才,缺乏企业标准体系
      众所周知人才是企业发展的根本,对于工程项目管理企业而言,人才更是企业的核心竞争力。然而,国内大多数工程项目管理企业在努力培养、吸引优秀人才的时候,却没有从企业整体去考虑如何建设高效的组织架构、如何制定项目管理工作的标准程序和体系。
      由于高素质的项目管理人员及高效率的团队是提供高智力、专业性技术管理服务的保证,是项目管理的核心因素,因此对客户的服务结果往往与项目经理、项目管理团队能力挂钩。一个好的项目经理或团队,能为客户提供一个满意的服务,但换了另外一个项目经理或者团队,可能就不能达到客户的要求,从而导致了很多客户只认人而不认企业。这对于企业要扩大业务量、抢占市场份额、持续发展是不利的。
      另外,如果没有专门的部门对项目的过程、经验、教训进行整理、归纳、总结,并籍此制定和完善企业的项目管理流程和体系,项目的经验将无法积累并形成企业的财富,一但团队解散、人才跳槽,相关经验也就随之丢失,极不利于企业的长远发展和经验积累。
      2.2重视单项目成绩,忽略企业整体利益
      工程项目管理企业是典型的项目型企业,其业务对象和利润载体本身就是项目,项目是工程项目管理企业生存和发展的基础,是企业管理的基本对象,因此企业都重视每个项目的成绩,将项目的结果作为项目经理或团队考核的主要指标。由于项目经理通常只对一个项目负责,他只关注一个项目,因此每一个项目经理倾向于选择那些对他们自己的项目有利的行为。但是企业的资源是有限的,而企业在同一时间却同时运作多个项目,一个能力非常强的项目经理可能会使他的项目获得巨大成功,然而,这个项目的成功可能会造成其他项目由于资源短缺而导致进度延迟,进而使企业利益受损。因此,个别项目的成功对于企业这个整体来说,并不是最优选择。企业需要在多个项目的协调和融合上花费很多精力,尤其是如何在项目之间分配资源。而且建设工程项目通常周期比较长,在不同的阶段需要投入不同的资源。为了充分发挥各种资源的效用,就必须根据各项目的特点及需求及时调度资金和人员,通过协调各项目的进度计划和资源调配,最终实现整个企业的效益最大化。在企业规模较小的情况下,项目的数量比较少,对项目之间协调的要求不是很高,企业领导者可以统帅全局,有效地进行协调和指挥。但随着项目数量的增加、规模的发展和地域的扩张,领导者对各项目的统筹管理就会显得力不从心。
3、PMO的介绍和相关实践
      近十年来,国外对项目管理进行了广泛的理论研究并在多个行业进行了大量实践,项目管理已经成为一种管理的新时代思想潮流。国外的经验证明,在项目管理企业的实际操作中,如果项目仅通过一种集权式的领导就不可能得到坚持和执行,同时该项目管理企业的效率难以提高。因此,很多企业已经不仅仅是将重点放在提高项目经理的个人技能上,而是将组织整体的项目管理能力建设作为今后的发展目标。项目管理体系的建立,项目管理方法论、流程、制度的形成,都是其发展组织项目管理能力的具体体现。为此还专门成立了项目的管理部门,如:项目管理部、项目管理中心、项目管理办公室等,对项目进行整体管理、监控、支持等,这些部门就是我们所说的项目管理办公室(PMO)。按照美国项目管理协会(PMI)对PMO的定义:PMO就是为创造和监督整个管理系统而负责的组织元素,这个管理系统是为项目管理行为的有效实施和为最大程度的达到组织目标而存在的。PMO是提高组织管理成熟度的核心部门,它根据业界最佳实践和公认的项目管理知识体系,并结合企业自身的业务和行业特点,结合企业的商业目标,负责为本企业量身定制项目管理流程、培养项目管理人力资源、建立项目管理信息系统、对具体项目提供管理指导、帮助企业开展多项目管理等,以此确保项目成功率的提高和组织战略的有效贯彻执行。
4、PMO对工程项目管理企业发展的作用
      人们对于PMO理论的研究以及其在实践中的实施仅仅只有大约十年的时间,因此,无论是这一组织单位的名称或者其职责任务,在不同的行业、企业都有一定的差异。对于工程项目管理企业而言,可以从以下两个层面去描述PMO对企业发展的作用。
      4.1就单个项目而言,PMO能使各项目更专业和有效地得以实施
      (1)由于PMO根据建设工程项目管理的特点,建立统一的标准、流程、规范、模板,使得标准实地化,融入到公司的日常管理流程中,并根据实践经验不断完善和持续改进模板与流程,在提高企业的项目管理成熟度的同时,降低了项目经理或团队的能力对项目管理结果的影响,极大程度上保证了企业所提供服务的整体质量。
      (2)根据企业标准化的管理流程和体系的特点,PMO可以确定了高绩效项目经理或管理人员所需的知识、能力,从而使培训被调整为有针对性的、能满足企业文化与管理体系的标准化课程,为项目提供合适的项目经理和管理人员。
      (3)建设工程有涉及面广、专业性强、个性差异大和项目周期长等特点,而再优秀的项目管理人才也有局限性的一面,而PMO可通过参与各个项目的管理,总结和分享不同领域的相关知识、技术及经验,对已有项目得经验教训、历史数据进行归纳提炼,建立常用的风险数据库、估算模版、WBS模版、成本比例等数据库和知识库,形成可再利用的支持能力,便于成功经验的复用,从而使项目更好地得以实施。
      4.2就公司层面(多个项目)而言,PMO能提升企业的整体绩效
      (1)由于PMO独立于各职能部门,可以进行跨部门的资源协调与配置,因此在人员、设备、资金等方面,PMO可从企业整体角度出发,按照项目的优先级及资源的可用性进行综合调配,以实现企业的整体目标。另外,PMO还可以通过对全部项目的实施监控,分析各项目的资源配置是不足还是过剩,及时进行调配。
      (2)环境的复杂多变和技术的迅速发展使得项目活动日益复杂,离开项目部和职能部门的通力合作,任何项目都不可能获得成功。随着企业的发展,同时进行多个项目的情况在企业里越来越普遍。对职能部门之间、项目部与职能部门之间的协调水平的要求也随之迅速提高。在大多数的企业里,人员管理、信息传递和绩效考评都是以部门/项目为单位的,部门/项目之间容易产生目标的不一致和工作的不协调,各项目的流程隐含在每个部门的功能体系里,被人为地分割成几块,成为片断式的任务流,任务间的脱节冲突和部门互相扯皮、推委的现象屡见不鲜,从而影响整个企业的效益最大化。PMO可作为项目管理信息中心,建立项目管理信息平台对各部门/项目的信息进行统一分发、完成情况的反馈,保证职能经理和项目经理之间的有效沟通协调。
5、结语
      PMO是企业内部项目管理最优实践的中心,是企业提高项目分析、规划、管理、检查等方面能力的关键部门,是企业实现多项目管理与项目组管理的必需。工程项目管理企业可以根据不同的需要建立不同形式的项目管理办公室,并且在不同的时期要对项目管理办公室进行不同的优化和改进,使之成为企业标准化项目管理体系的建设者、企业内部的协调者、企业战略决策的支持者,使企业在激烈的市场竞争中得以持续发展。
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