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项目群管理办公室在企业信息化建设中的应用

时间:2018-12-27   来源:《法制与社会》作者:神华集团 李文慧
摘要:项目群管理办公室(PMO)在当下项目管理界是一个热点话题,在大型企业信息化建设中PMO的应用也逐渐增多,在大型的IT企业中PMO的应用更是逐渐成熟。本文重点介绍了什么是项目群管理办公室,其与项目管理的区别是什么,在大型企业信息化建设中为什么要成了项目群管理办公室,发挥了什么作用。
关键词:项目管理;项目群管理;项目群管理办公室;集中协调管理
一、项目群管理办公室的定义
《项目管理知识体系指南》中对PMO的定义如下:
项目群管理办公室(PMO)是负责对所辖各项目进行集中协调管理的一个组织部门。PMO的职责可涵盖从提供项目管理支持到直接管理项目。
项目群有别于单个项目(Project),既可以是项目集(Program)也可以是项目组合(Portfolio),因而,项目群管理的主要特点就是对多个项目集中管理,但PMO所支持或管理的项目不一定彼此关联,项目集是指相互有关联关系的多个项目,而项目组合是指项目之间没有关系的多个项目或部分有关联关系的项目集及多个没有关联关系的多个项目的项目群。PMO的具体形式、职能和结构取决于其所在组织的需要。
在项目开始阶段,PMO可能有权起到核心干系人和关键决策者的作用。为确保项目符合组织业务目标,PMO可能有权提出建议、提前中止项目或采取其他必要措施。此外,PMO还可参与对共享资源或专用资源的选择、管理和调动。
PMO的一个主要职能是通过各种方式支持所管辖的的每个项目的项目经理,包括(但不限于):
* 管理PMO所辖全部项目的共享资源;
* 识别和开发项目管理方法、最佳实践和标准;
* 指导、辅导、培训和监督;
* 通过项目审计,监督对项目管理标准、政策、程序和模板的遵守程度;
* 开发和管理项目政策、程序、模板和其他共享文件(组织过程资产);
* 协调项目之间的沟通。
PMO的管理目标与每个项目的项目经理的管理目标不同,所需遵守的要求也就不同,但他们的所有努力都必须符合组织的战略需求。项目经理与PMO之间的角色差异可能包括:
* 项目经理关注特定的项目目标,而PMO管理主要的项目集范围变更,这些变更可被视为能促进业务目标实现的潜在机会。
* 项目经理控制分配给本项目的资源,以更好地实现项目目标,而PMO负责优化利用全部项目所共享的组织资源。
* 项目经理管理单个项目的制约因素(范围、进度、成本和质量等),而PMO从企业层面管理方法论、标准、整体风险/机会和项目间的依赖关系。
二、项目群管理办公室在企业信息化建设中的应用
2010年10月8日,神华信息化SH217工程正式启动,工程的主要内容是建设神华集团“两横一纵”三大信息平台,支撑七大业务能力的管理提升。借助信息化工作的全面展开,促进集团经营管理集约化,实现整体效益最大化,生产运营流程最优化,充分支撑管理变革和业务能力提升,最终实现再造神华的宏伟战略目标。SH217工程将业务能力建设与信息化建设并重,是符合神华集团发展特色的大型综合工程,充分体现神华集团以信息化为载体,实现管理制度化、制度流程化、流程信息化的发展思路。
SH217工程是由10个大的项目集组成的项目组合,按合同为项目管理粒度的子项目达上百个。
为确保SH217工程建设高速、高质量完成,集团信息化领导小组在2010年9月批准成立了项目群管理办公室(PMO)。作为神华信息化项目指导委员会的办事机构,PMO由神华集团高层领导牵头组建,邀请国际咨询公司项目管理专家参与,下设业务及变革管理组、技术及解决方案组、工程管理组和商务管理组,负责规划及架构管理、项目立项审批、初步设计及概算审批、招投标管理、实施、上线、验收到信息化绩效的全生命周期管理的组织、管理及监控。PMO的具体职责包括:
(1)负责SH217工程年度规划滚动、项目目标、年度计划的制定及监督执行。
(2)协助业务部门开展信息化建设项目的前期准备工作,审核信息化项目立项文件。
(3)组织审查和批准SH217工程项目的初步设计及概算,并组织SH217工程项目的招投标管理、采购管理及合同管理。
(4)SH217工程项目开工申请的审批及实施阶段的进度、配置、交付物、质量、测试等过程管理及管控。
(5)SH217工程涉及的管理变革、跨项目的组织事宜协调、组织及推进。
(6)组织SH217工程项目的上线、竣工验收以及项目绩效
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