国有通信企业项目管理问题及建立PMO的必要性

时间：2018-12-27　　来源：《通讯世界》作者：中国电子科技集团公司第七研究所刘丽佳吕英爽黄辉

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2、建立PMO的必要性

对于一个企业，当定义项目管理流程，设置度量标准、引入最佳实践变得非常重要时，企业就应该考虑建立PMO，PMO在项目管理上主要有以下功能：

（1）策划管理：PMO主要的职责要算是项目选择及项目优先级判定；对于项目选择方面，PMO需组织相关专家对项目策划进行评审，梳理出新项目的预期收益、战略相关度、项目必要性、成本效益分析、实际能力分析、项目风险分析等，PMO必须对所在组织的战略规划清晰，依此才能明确项目是否继续开展；其次是对项目优先级进行确定，这是解决多项目冲突的依据之一，而且不同优先级的项目，PMO的监控方式也有不同。

（2）计划管理：PMO要对制定的计划进行可行性分析，主要有：wbs在逻辑上是否正确、是否清晰？进度计划是否切实可行，其中的历时估算是否合理？编制进度计划时是否为了满足强制的交付日期而采取了倒推法？如果是，是否有相应的风险应对计划？活动的责任人是否考虑了组织人力资源的可获取性，是否得到责任人的确认？计划是否考虑了合理的时间和成本预留，预留是否和项目风险程度相匹配？计划中涉及到供应商的是否得到供应商的承诺？主要里程碑计划是否与合同节点相同，如果不同，是否得到了用户的确认？等等。
（3）风险管理：PMO在风险管理中的风险识别、风险等级的界定可以对项目经理提供历史经验的支撑，或专业的指导作用，无论风险是技术上的、管理上的、资源上的、成本上的，PMO都可以在对组织能力、组织规划的基础上对项目提供合理性建议，尽可能的规避风险或降低风险的程度。

（4）沟通管理：沟通管理虽然不是PMO的最重要的职责，但却是PMO占用时间最多的工作之一，通过沟通了解项目情况、将沟通的信息进行梳理、分析以得到有用数据上报，协助项目经理解决问题；PMO在沟通管理中主要解决以下问题：疏导项目经理与其他部门的沟通障碍；准确了解项目执行的具体方法、清楚描述项目的整体计划以及不同角色所承担的具体任务；PMO要确保能够保持一个畅通的沟通渠道，保证不会出现信息的失真，使信息有序流动，建立稳定合理的传播体系。

（5）资源管理：资源管理已经成为当今组织发展的一个需要重要考虑的事情，在此情况下，对PMO的资源管理方法、资源管理能力就提出了更高的要求，PMO作为所有项目的管理和协调机构，就需要掌握充分的信息，尽力避免因为过多的项目而占用众多的显性资源、消耗大量的隐性成本。PMO在做好项目优先级排序后就要对组织的资源进行配置，而且需要不断调整，寻求资源配置与客户需求的最佳结合点。下面就详细分述三方面介绍PMO将如何进行资源管理：

① 资源复用：

a. 简单复用：PMO建立可用的资源日历，资源或资源的所有者负责随时更新资源被占用的日期信息，并在组织内部进行共享。同时，PMO严格要求项目团队在制定计划时，必须先确认资源的可用情况，并得到资源所有者的正式确认。如果项目计划发生变更，项目团队必须及时通知受影响的资源。

b. 资源复用于多个项目的复杂情况：A.如同上述需要建立真实可用的资源日历；B.对于稀缺资源，在分配资源时，遵守“先到先得”的原则，这条规则高于项目的优先级规则。特殊情况下，优先级项目可以占用其他项目已经预订的资源，其他项目团队必须配合，而且所涉及的项目经理及PMO有责任处理由此造成的对其他项目的负面影响。PMO必须保证这种特殊情况是极少数；
C. PMO帮助项目经理在制定进度计划时，针对稀缺资源寻找更多的解决方案，并且制定风险应对措施。鼓励项目经理之间就资源冲突进行直接协商，因为项目经理更了解所负责项目中各项工作的可调整空间，因此更容易找到解决的途径；
D. 当项目团队之间无法就资源冲突的解决达成一致时，需及时升级到PMO，由PMO负责冲突的解决，相关项目团队有责任提供支持和配合。

② 建立资源档案：对人力资源建立档案的方式进行资源的管理，“让合适的人做合适的事”，使组织资源的价值利用最大化；PMO可定期对组织资源库的组成结构相比较，可以从另一个维度评估组织的整体项目管理水平，从而制定改进计划；还可以与组织发展战略进行比较，可以前瞻性的发现能力缺口，提前制定管理人员招聘和培养计划。

③ 建立资源绩效评估体系

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