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如何启动和开展“企业级项目管理”

时间:2018-12-20   来源:bjbipm
人员的项目经验、沟通能力、分析和解决问题的能力、学习能力。实践证明在进行企业现状评估时,他们的这些特质发挥了重大作用。我们安排项目管理专业人士直接对这类人员进行培训,培训内容包括了项目管理基础知识、工具和方法使用技巧、沟通技巧、此阶段工作流程等方面,在工作中两类人员不断的沟通和磨合,相互传递信息和知识,从而快速的建立了一支高效的团队。
1.4 确定合适的此阶段的工作流程
在企业现状调查和评估中涉及的关键部门和人员很多,有大量的信息需要收集和整理,需要举行多次定期和非定期的会议。为此,我们制定了信息收集、处理和发布流程,在流程中规定了如何进行文档的配置管理,包括统一的文档书写格式、统一的文档目录、文档的存放和读写权限等,使文档的书写、保存和检索非常清晰和方便;同时在流程中规定了如何举行高效的会议,设立了两个基本点:会前的准备和会后的跟踪,这两点是最容易被忽视的,但它们却是保证会议成败的关键。流程规定:会前的准备须将会议目的、议程和时间安排、预先准备和阅读的资料等信息提前发给参会人员并得到反馈,会议进行中须按照会议的议程和规范进行会议并做好记录,会后的跟踪包括写、发会议备忘录,制定跟踪计划,安排下次汇报人选等工作。
在“启动”阶段结束时,我们的短期、长期计划和目标及其它成果,获得了企业高层主管和关键干系人的认可和支持,为企业级项目管理顺利进入“逐步推进”阶段打下了坚实的基础。
2、第二阶段:“逐步推进”阶段
2.1 帮助项目成功
为了能够获得实际的成果同时避免面面俱到,我们将项目按照进度延期、预算超支、项目组织涣散等条件进行了排序,这些项目或多或少都由于不充分的计划、不明确的目标、资源冲突、沟通不良、人员士气涣散、范围蔓延、项目经理项目管理能力缺乏等原因而造成项目失控。项目办公室选择了五个优先级最高的失控项目来帮助它们成功,评估这些项目,提供解决方案,并为实施这些方案提供计划、咨询、指导和专业人员的实际支持,帮助进行项目总结。帮助失控的项目成功的目的和意义在于总结经验教训、防止犯同样的错误、评估项目团队、为绩效考核积累数据、对企业项目管理体系建设和项目文化起到了不可或缺的作用。虽然帮助失控的项目成功并不容易,但项目最终都在计划内完成并达到了质量目标,我们在失控项目上的务实精神和取得的实际效果,得到了普遍认可。
好的开始是成功的一半,刚刚启动的“新项目”是我们关注的重点,为新项目提供专业培训、指导和管理,可以提高项目的成功率,为企业级项目管理的推进带来价值。帮助项目经理正确的启动项目,培训项目管理基本知识、协助使用WBS(工作分解结构)和自下而上等工具和技术进行项目工作的分解、资源的分配、成本的估算、里程碑的设置、风险的识别和分析,最终建立项目计划和基准计划。在项目执行中帮助控制项目,指定专人对项目进行配置和质量管理,将项目成员的工作任务完成情况和项目实际执行情况真实全面的记录到“项目大事记”中;通过比较项目基准计划、项目风险的识别和检查,对项目进行评估;通过电子邮件、工作报告、项目公告等形式向各级关键人员发布“项目状态报告”和“项目预警报告”,让每一个关键的项目干系人都能了解项目的现状和面临的风险;如果项目出现了偏差,帮助项目人员尽可能考虑各种因素、机会和建议,把它们当作一种潜在的措施去分析研究,得出具有操作性、可靠性的纠正措施,做出决策后执行这个措施。每个项目的运作过程中都会有所收获,同时也一定会有可吸取的教训,这些经验的总结与共享是企业级项目管理水平提高的宝贵财富。
帮助项目成功使我们最少获得了如下的好处:支持了项目的组合管理,开发和配置了项目管理工具和技术,培养了部分具有实际项目管理经验的项目经理,建立了项目的文档/知识库,积累了项目的成功经验和教训。
2.2 建立项目管理工具包
与关键人员进行交流,收集和鉴别正确的信息和数据,对现有体系进行分析,找出需要优化和改进的地方,将项目管理方法论和业务流程集成,针对不同的项目类型和特点进行量体裁衣、对症下药,建立了一系
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