从天士力管理实践探讨项目办公室的作用

时间：2018-12-27　　来源：《项目管理技术》作者：天士力制药股份有限公司李丹

，对于A级、B级、C级项目，各自有不同的要求。

企业推行项目化管理经常会遇到的一个问题就是“变化”。有时项目计划尚未完成，变化已接踵而至，而项目办公室收到抱怨最多的就是对项目计划这一过程的抱怨，在推行项目化管理的初期，很多人，特别是B级、C级项目的项目经理，认为计划并不是项目真正的工作，倾向于跳过计划阶段而直接开始他们所认为的项目真正的工作。针对这种情况，通过组织相关的会议与培训，阐明了项目办公室的观点，即计划是项目管理的基本组成部分，没有有效的计划，任何项目的失败几率都将大增，计划事实上是一张道路交通图，指引人们从当前的位置到达想去的地方。在某种程度上，好的计划能够减少完成项目的时间，即使算上计划本身花去的时间。好的计划减少了项目工作本身的不确定性，虽然项目工作不一定完全按照计划进行，但对工作进行计划可以考虑到可能的结果并给出必要的纠正措施。计划可以使员工增加对工作的理解，提高效率。另外，通过提高员工的计划能力，为组织培养了人才，在管理大型项目时可以应用相应经验。

在计划阶段应特别注意，项目计划的制订必须有项目团队成员参与，而不是项目经理独自一人在办公室做出来的。同时，当项目计划被制订出来后，最好由项目中关键的利益相关方签字确认，以便于获得项目成员的承诺及企业领导的支持。当项目计划书得到这些利益相关方的认可后，项目经理须将项目计划报至项目办公室进行审批，并视项目的具体情况报总经理审批，经批准后的项目计划书为正式的计划书，项目办公室将依据该计划书与项目经理签订内部合同。多项目计划阶段的工作流程，如图4所示。

3.3 多项目实施控制阶段

该阶段的主要任务是根据项目计划进行执行情况对比，检查是否存在偏差，并对偏差及时处理。具体包括控制进度和费用，建设项目团队，监控风险，定期沟通，处理突发事件，以及控制项目的变更。在天士力制药，标志着项目进入实施与控制阶段的基本事件是召开项目的启动会议，在项目经理组织召开的项目启动会议上，要求项目组成员全体参加，项目经理在启动会议上再次强调项目的意义及项目目标，介绍为保证目标完成的工作分解的情况，并将每项工作的完成时间和负责人予以公布，明确项目信息的流转及沟通方式。一般来说，启动会议召开之后，项目正式进入运行。

一旦项目已开始，就应该监控项目的进展，以确保一切活动都按计划进行。有效的项目控制的关键是及时、定期监测实际进度，并与计划进度相比较，如有必要立即采取纠正措施。在天士力制药是通过对各个工作包的完成情况报告和各个里程碑控制点的完成情况报告来对项目进行计划与执行偏差分析的，并通过项目的会议记录了解各项目的管理过程。在该阶段，可能会出现项目偏离了原始目标而发生的变更，也可能会出现项目因各种原因导致的中止，公司允许这种情况的存在，只要变更或中止符合要求，并通过了正常的审批。多项目的实施控制阶段的工作流程，如图5所示。

3.4 多项目验收阶段

该阶段的主要任务是做好项目的收尾工作，包括管理收尾与财务收尾。具体要做好项目的验收准备，由项目经理组织召开验收准备会议，对项目的交付成果和项目文档进行自验收，对项目团队成员的工作进行评价，对项目过程中取得的经验和教训进行总结，并准备向专家团队进行汇报。项目办公室将根据各项目的完成日期，不定期地组织召开项目验收会议，已完成的项目必须随时准备接受项目办公室的验收。多项目的验收阶段的工作流程，如图6所示。

3.5 多项目评价奖励阶段

由项目办公室对每年度奖项设置提出建议，交总经理审核，获准后由项目办公室组织召开年度项目及项目经理的评奖会议，再对由会议评出的优秀项目和优秀项目经理进行奖励，奖励的目的在于引导员工，鼓励其积极参与项目。B级或C级项目的项目经理，可能是普通员工，如果没有承担项目的机会，可能永远不会被企业的高层管理者所关注，从这种意义上讲，精神奖励应该高于物质奖励，所以奖励金额并不高。每年度，项目办公室还会选择二三个已完成半年到一年的项目，组织相关的专家对其进行后评价，后评价的目的是为了指导今后项目的

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