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PMO辅导性工作经验分享

时间:2019-11-26   来源:张靖笙讲数 张靖笙
大型企业的信息化建设通常会建立项目的项目管理办公室(Project Management Office,简称PMO),有时也可能称为项目群管理办公室、项目管理中心或者项目管理部,是在组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化,同时在组织内各机能间,为推动专案前进产生各种工作资源冲突时,负责协调整合的机能,所以是为了提高组织管理成熟度的核心部门,它根据业界最佳实践和公认的项目管理知识体系,并结合企业自身的业务和行业特点,为组织量身定制项目管理流程、培养项目经理团队、建立项目管理信息系统、对项目提供顾问式指导、开展多项目管理等,以此确保项目成功率的提高和组织战略的有效贯彻和执行。
1.  什么是PMO辅导性工作
PMO辅导性工作是指对以业主方企业成员(本文用业主指称)开展的建设过程和成果进行辅导性的沟通活动安排,辅导性工作主要由PMO专家顾问为业主提供,包括以下内容:
方法体系和模板的宣贯和解读,PMO制定包括需求管理、技术管理和项目管理的规范、流程、文档模板和检查机制,并且伴随规范制定过程和试行颁布进行知识转移活动,另外,PMO日常通过与项目组的面对面沟通工作,有效地消除了各项目组在执行各项PMO管理制度过程中的疑惑;
建设成果的检查、阅读和指导,PMO针对业主方企业发展战略与业务发展规划所映射的需求,依据IT规划和PMO制度要求,对各项目的建设阶段性成果进行常态化的收集、检查和阅读,提出针对性的建议,给出相应的意见、措施方案或方向建议;
评审活动的准备和补充,信息化建设项目成果的认定都要根据有关制度安排通过正式的评审活动来进行,正式评审是通过开评审会的方式 , 将涉及到的人员集合在一起 , 通过评审员对成果进行正规的会议评审。很多时候 , 因为成果涉及的内容太多 , 正式的评审会议中不可能将每一个细节都涉及到 , 评审员也有一个理解的过程 , 在短短的会议中不可能发现太多问题。因此, 需要正式的评审活动需要与非正式的辅导性工作相结合;
针对问题的顾问性意见和建议,针对业主难以解决或者定夺而主动提请的一些咨询性具体问题,顾问提供行业最佳实践经验和咨询方法工具,提供解决问题的候选方案和可行路径,并且结合业主的实际情况对于各种方案的分析和比较,协助业主做出合适的决策。
2.  为什么PMO需要开展辅导性工作
在PMO的工作职责中,辅导性工作是制度性、管理性工作不可或缺的补充,这一方面由于信息化建设工作的高知识含量性质决定的,PMO的实施过程也是一个知识建构和转移的过程;另外一方面,开展辅导性工作也是PMO能有效履职的必要补充,其必要性体现在以下几个方面。
一是,PMO的贯彻实施需要得到各建设团队的高度理解和接受,PMO相关制度囊括了项目、需求、架构多个知识领域,从业务战略、组织流程、技术环境的选型和安排都有涉及,由于知识含量巨大所以可能在推行的过程中由于项目组的知识局限性造成理解上的困难,这个时候就需要提供有效的辅导性工作来配合PMO制度的执行;
二是,有效弥补评审活动的局限性,由于时间的局限性,评审活动不能深入到具体的细节,因此作为评审活动前后的有效补充,通过辅导性工作让很多问题尽量消除在评审活动之前,避免评审活动由于成果质量过于低下而失去权威性和时效性,大量的辅导性工作对于帮助项目组明确目标和建设要求,提升成果的有效性和质量都是必须的;
三是,辅导性工作能帮助PMO和业主建立更好的工作关系,PMO的主要职责定位是建设过程管控和成果质量监理,而通过辅导性工作来补充其管控性工作,以解决问题为导向与各项目组构建更加良好的分工协助关系,形成良好的合作氛围,辅导性工作发挥了高价值的润滑和融合作用。
3.  PMO评审工作和辅导性工作的关系
在实际的信息化项目建设过程中 , 各项目的需求工作阶段往往是由少部分需求分析人员与用户沟通需求 , 然后根据自己的理解输出需求说明文档,接下来的项目计划、软件设计、编码、测试等各个环节都以此为基准。需求在项目建设传递过程中往往存在很大偏差。需求分析过程输出的需求文档, 到设计人员、编码人员、测试人员那里往往又会有不同的理解。因此 , 软件需求分析说明书的正确性必须得到彻底的验证 , 利益相关方必须彻底理解需
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