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在阿里,新人如何快速上手项目管理?

时间:2020-03-28   来源:阿里技术 阿里文娱PMO
阿里妹导读:为防止疫情蔓延,互联网公司纷纷开启SOHO办公模式。停工不停业,尤其与疫情相关的服务工作,都在快马加鞭的进行中。比如优酷的“战疫情”专题、“在家上课”项目,都是数百名互联网人“在家”完成的。今天的文章,阿里文娱项目管理专家 常昊和我们聊聊高效率的背后,有哪些项目管理秘籍?
一、背景
互联网公司除了业务迭代快,大型战役活动也不少,比如阿里巴巴的双11、阿里影业的春节档、优酷的世界杯等等。这些大型战役,不仅考验技术人的代码功底,更考验在超大型项目中团队协作能力、快速应变能力。
本文将从PMO的专业能力+技术人的实践视角,详解大型项目及战役的运作流程,将复杂项目做模块化拆解,教你站在项目全局看技术实践,同时例举团队高效沟通的技巧,希望为当下SOHO的互联网人带来启发。
二、做好大型项目的五个关键
几百人、上千人组成的大型项目/战役有很多挑战,乍一看让人望而却步,但仔细梳理下来好像也没有那么复杂,只需要厘清以下的关键:
 
拿什么结果 -> 项目的目标
谁是我战友 -> 项目的成员
啥时候吹号 -> 项目的计划
怎么来协同 -> 项目的机制
战后做点啥 -> 复盘和沉淀
 
思路就是: 明确事->找对人->排计划->定机制->收好尾。不过,从项目特质上来说,信息是渐明渐细的,梳理和澄清是一件持续的工作。
三、问题厘清
有了整体的思路,心里也就有了底气,但也不能眉毛胡子一把抓。不同的阶段重点不同,按照常见的项目阶段来看,可以分为启动期、规划期、执行期、监控期及收尾期。每个阶段需要明确关键目标,锁定核心问题。
 
启动期:明确方向,确认人员,厘清目标,明确机制,制定里程碑计划;
规划期:明确目标、确认方案,制定执行计划;
执行期:紧盯目标、管控计划、保障落地;
监控期:基于目标、运用机制、核查计划、发掘风险,制定预案,管控变更。理论上从规划期到收尾期都属于监控期,但项目的差异,着力点和力度有不同。常见的互联网项目,执行期监控力度最大,所以一些流程上把执行和监控揉和在一起了;
收尾期;有序收尾、深度复盘、有效沉淀。
 
这里已经明确了各节点的重点,那如何抓住这些节点值得探讨。作为项目PM或团队管理者,需要把控三点:
驱动管理节点,紧盯目标,这个目标是宏观的目标,包括业务目标、进度目标、人员的目标;
保障沟通通道,保障信息的上传下达,步调一致,协同各团队有效参与;
运用管理机制,包括目标负责制、沟通机制、需求管理机制等;
四、操作流程
1.  驱动管理节点
管理节点一方面要拉齐信息,另一方面要发掘风险和问题,及时做出应对。关键点上核心信息的确认和决策以及同步,当面的会议沟通是非常有效的手段,但保障会议有效是其中的关键。
会议前;做好议题收集和准备,特别是会议的前置输入材料和关键信息提前准备好;
会议中;聚焦议题和发言顺序,控制会议时间,保障会议有效;
会议后;要有结论输出并同步参会人及关联方;
SOHO模式下,IM、音视频及共享屏幕工具尤为重要,尽量选择团队日常使用、通用性好、使用复杂度低的工具并分享使用TIPS。整体会议安排上做好协同,避免过度的会议影响正常工作;
方向对焦会: 基于项目价值、核心1号位及关键同学,通过会议确认并输出:方向、初步策略、里程碑及运行机制;
方案review会: 会议前基于方向对焦会结论,已产出核心方案草案,且在该草案基础上拉通关联团队输出联动业务方案;
需求评审会:基于业务方案和平台能力明确当前业务需求,通过需求评审会确认各负责人及落地计划;
复盘会:基于目标、方案结合当前完成情况进行复盘,重点是可复用能力的沉淀和发现问题的后续跟进。
2. 保障沟通通道
 
日会:通过项目例会对焦核心信息,同时进行关键工作进度同步、成果验收和快速决策。根据项目所处的阶段和工作的颗粒度,可以调整会议的频率,但不适宜频繁调整节奏和会议室;
日报:围绕核心目标、策略、进展、风险等核心信息有效记录和同步,重要信息需和对接人确认并反馈;
文档库:提升信息管理效率,降低PM和关键人员沟通瓶颈;促使团队自主联动,有效同步和纪录核心信息,持续沉淀关键信息给后
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