项目管理办公室(PMO)和CSDL科学数字图书馆

时间：2018-12-28　　来源：《图书情报工作》作者：中国科学院文献情报中心毛军

项目以及专业图书馆组织建立业务协作纽带。

CSDL一PMO尽管不是实体,但也通过资源联合采购经费补贴和全院服务系统建设等手段树立了“威望”。首先,中国科学院文献情报中心是全院文献情报系统的“龙头”,引领和指导全院文献情报机构的业务发展,CSDL一PMO的领导由中国科学院文献情报中心的领导担任,有助于利用现有的渠道联络全院文献情报机构;其次,在数据库采购方面采取补贴机制,由CSDL、中国科学院文献情报中心和中国科学院各地区文献中心以及全院研究所的图书馆3方共同承担西文全文数据库的采购,CSDL还争取和吸引院外研究机构参与采购,并获得了NSTL的经费资助;最后,CSDL一MPO通过建设全院性质的文献服务系统,逐渐整合全院的文献服务流程机制,提高了全院的整体服务能力。如全院原文传递服务平台吸引了院内84个单位参加,盘活了全院的印本文献资源。

3.2.2 运行模式表1是根据PMBOK,结合CSDL的实践整理的项目管理范围。CSDL一PMO只对项目的预算、时间等进行宏观管理,具体某个项目由项目负责人管理该项目具体运作,并与CSDL一PMO指派的项目联络人建立日常沟通渠道,定期汇报项目的进展,实施项目检查和结题评审。CSDL一PMO根据规划、协调、组织和维护的模式对所有项目进行管理,下面重点对整体管理、沟通管理和质量管理进行说明 :

● 整体管理即保证各种项目要素协调运作,对冲突目标进行权衡折衷,最大限度地满足项目相关人员的利益要求和期望。CSDL通过制定年度工作计划来总体规划年度建设项目和数据库采购计划,并通知有关研究所和文献情报机构。

● 沟通管理就是保证及时准确地产生、收集、传播、贮存以及最终处理项目信息。CSDL一MPO定期发布项目建设通讯和简报,向领导小组、专家组和有关单位通报项目建设进展,项目通报也通过CSDL网站公布;定期召开项目例会,由联系人向项目管理中心领导通报项目的最新进展,而后讨论目前建设中存在的问题,并形成办法;通过下属的原文传递、参考咨询等工作组,负责日常的项目联络和沟通,并形成工作通讯。

● 质量管理保证满足承诺的项目质量要求。CSDL一PMO定期评估项目整体绩效,以确信项目可以满足相关质量标准。该活动贯穿项目的始终。它包括两种类型:内部质量保证是由项目工作组提供的组织保证;外部质量保证是由CSDL一PMO请专家对项目进度和结果进行评审,以保证质量。

项目完成并交付使用后,CDSL一PMO通过与有关厂商签署服务协议来保障服务系统在服务期内持续可靠地运行〕必要情况下,还可通过启动延续项目建设来保障系统平台的维护和更新。而根本的解决方法是逐渐将系统平台的服务工作融人到全院文献情报系统的日常工作中去,具体措施就是建立若干工作小组。经过4年资源联合采购、服务系统建设和两次全院服务和资源百所行活动,CSDL一PMO已初步在全院建立了资源和服务的协调联络机制,建立了馆际互借和原文传递工作组、联合编目和联合目录工作组、ScienceChina工作组等5个工作组,并在CSDL一PMO和项目领导小组的智慧下对具体业务和服务平台进行日常维护,推动了全院文献情报系统业务流程的优化和组合。

CSDL一PMO已对近70个项目进行了项目管理,在中国科学院领导的大力支持下,依托中国科学院文献情报中心和全院文献情报系统,在软件公司、系统集成公司和数据库提供商的配合下,通过项目工作组、协调组、中国科学院文献情报中心的有关部门等多种方式开展全院数字图书馆的建设,以平均10人/年的项目管理工作投人,完成了中国科学院5年共计1.4亿元的数字图书馆专项投入,在全院建立了“资源到所、服务到人”的科研支撑环境,成为中国科学院科技创新的有力支撑、文献情报服务的基础设施的和中国科学院在国家科技文献资源与服务体系中的竞争品牌。

4、经验和结论

CSDL一PMO的经验可归纳为:划清“裁判”和“运动员”的界限,积极稳妥地建设科学数字图书馆。同时,CSDL一PMO也对建成项目的可持续发展进行了积极探索和有益尝试。CSDL投人到全院文献情报系统平台建设的经费仅占总经费的1/4左右,但为了有效盘活全院文献情报系统的文献资源存量,持续推进文献服务的业务创新,CSDL一PMO大力引进社会专业化公司参与数字图书馆的系统建设,通过招标与投标降低建设成本,加快建设进度,本身并不直接介人项目的开发和运行,而是由项目的具体

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