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项目办公室给项目管理加把锁

时间:2018-12-28   来源:《知识经济》作者:缪开
A司准备上一个信息化项目,需要有相应的部门对此项目进行管理。而公司却没有任何人有项目管理的经验,正在读MBA的原信息、科的陈主任就被任命为这个项目部门的部门经理。公司要求新成立的项目部门不仅需要对项目总监负责,还需要对总经理负责,同时需要监控各项目经理。但各项目经理又直接归属项目总监或总经理管辖。可这样一来,项目经理只听从项目总监或者总经理的话,根本就不把新项目部门的话当一回事。陈主任成了钻风箱的老鼠一一两头受气,而这个项目部门也变得形同虚设,以至于高层领导认为这似乎是一个多余的机构。
为了让公司认为自己的部门是有用途的,陈主任决定自己写一套项目管理规范。但由于自身没有多少项目管理经验,部门内的人员更是临时一拼凑来的新手,所以写出来的东西不太实用,再加上缺乏公司高层的强力支持,别的部门仍然不把这个项目规范当一回事儿,自然很难协同工作了。
新成立的项目部门形同鸡肋,撤与不撤都是领导一句话。最关键的是项目的管理权和控制权也会随之丧失。公司到底该怎么办呢陈主任的出路又在哪儿呢?
项目办公室是什么?
您想知道陈主任的公司最后怎么上述问题的吗答案其实也很简单,他们设立了一个项目办公室,所有问题都逐一得到解决,项目不到1年就成功地实施了,而且取得了良好的成绩。
那什么是项目办公室呢?最近,有很多成功的公司,如IBM、朗讯、惠普等公司都将项目管理重点转移到研究企业项目办公室上来,以使项目管理更有竞争优势。因为它们知道市场份额与未来增长依赖于有效的项目办公室的保障。项目办公室就像项目管理的一把大锁,它被定义为一个协助项目经理达到项目目标的组织实体,其目的是对项目进行计划、估计、安排行程、监控与控制。当前企业要打造的是信息化时代的项目办公室,其与传统项目管理时代的项目办公室有着不同的特征,且让我们看看一个合适的项目管理办公室的庐山真面目:
项目办公室是与项目管理相对应的科学操作方法。要打造项目办公室,必须准确理解项目管理与日常的目标管理、企业管理的区别(见表1)。
企业只有准确理解信息化时代项目办公室的这些特征,才能打造出真正适合企业的大锁。
 

 
为什么设立项目办公室?
也许有人会问了,设立这样一个机构就能解决问题吗加把锁就能控制好项目管理吗可以说项目办公室是企业对项目管理误解的产物。项目办公室正是为解决企业在项目管理中出现的问题而诞生的。很多企业目前还没有正式的项目办公室,有项目办公室的企业也往往因为对项目管理认识不清,无法发挥应有作用。没有项目办公室的运作,导致很多企业没有用项目管理相关方法对企业项目进行管理,与2002年底全球项目投资额10万亿美元相比,国内企业相应规模实在是微乎其微。所以设立项目办公室的原因就在于:
1、引起企业高层重视
要建立一个企业级的项目办公室,有儿个环节是必不可少的项目可行性报告、立项中请、项目建议书、项目章程。这些环节对于项目办公室在企业中发挥作用有举足轻重的影响,但目前在国内企业中恰恰得不到许多企业高层领导的重视,往往使企业项目管理陷人困境,从而对企业造成不可估量的损失。对项目建议书企业高层往往不给予足够的重视,从而导致对项目情况了解不够,最终使项目无法正常运作而企业高层对项目章程的不重视,又往往使项目办公室的正确评估无法落实,最后造成项目的失败。
2、避免项目计划粗浅、组织工作简单
项目计划是整个项目的核心,任何一个项目无论大小和复杂程度,都要有相应的计划来指导项目组开展工作,打造项目办公室的重要原因就是确保每个项目都有一个合理的项目计划,从而使项目工作顺利展开。很多企业在做项目管理时也都有做计划的想法,但由于缺乏必要的项目管理理论和项目模板支持,做出来的计划往往不能满足项目的实际需要。在没有项目办公室的企业中,项目计一划往往是项目经理做给高层领导看的,应付领导对项目进度的询问,而不是真正指导项目运作,相关工作粗浅、简单。
3、专业人才的质量保证
一个企业项目办公室要开展工作必须要有资深的项目管理人员来确保企业项目工作以合适的项目管理方法来开展,从而保证项目工作顺利进行。
其次,仅有项目管理人员项目办公室还是不能展开工作,还需要企业项目所涉及行业的相关业
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