项目管理办公室(PMO)和CSDL科学数字图书馆

时间：2018-12-28　　来源：《图书情报工作》作者：中国科学院文献情报中心毛军

摘要：结合中国科学院国家科学数字图书馆(简称CSDL)实践,比较国内外数字图书馆的项目管理,阐述项目管理办公室(PMO)如何通过管理创新来建设和运行数字图书馆,并以项目管理知识体系为主线归纳CSDL一PMO的组织结构、工作内容和运行模式,最后从系统平台社会化招投标、项目联合工作组等方面总结经验。

关键词：项目管理办公室；项目管理；数字图书馆

1、数字图书馆和项目管理办公室

数字图书馆的概念演进10年之后,人们尚未对数字化、知识产权、标准规范、研究范式、信息检索乃至数字图书馆联盟最终达成共识,而大批“数字图书馆”已建成并投人使用了。2005年,全球数字图书馆产业初具规模,国际商用机器公司(IBM)、荷兰爱思唯尔公司(Elsevier)、美国汤姆森科技信息公司(ISI)、以色列艾利贝斯公司(ExLibris)乃至搜索引擎巨人Google都开始提供数字图书馆整体解决方案;中国大陆包括清华同方、TRS在内提供数字图书馆方案的厂商不下10家,2002年科技部还立项对我国数字图书馆的标准规范进行研究,3年来已推出元数据、检索协议和数字资源唯一标识符等若干参考规范。数字图书馆已从1994年的先导研究计划过渡到大规模的资源数字化,进而形成图书馆联盟共建共享的合作形式和信息环境。数字图书馆不但需要建设,更需要日常管理和维护,以保证用户持续、可靠和简便地利用。继信息技术、标准规范之后,项目管理成为数字图书馆新的增长点,并将从根本上改变传统图书馆的业务流程以提升其整体竞争力。

所谓项目管理就是结合系统、方法和人员,在规定的时间、预算和质量目标下完成项目工作,以实现项目预期目标。它将组织中的资源、工具和过程进行重新配置,因此不可避免地要同现有业务流程发生矛盾。数字图书馆建设项目不同于图书馆传统的文献采访、编目和用户服务等日常业务流程,作为项目,它是为完成某一独特的产品或服务所做的一次性努力,有明确的开始和结束时间,而不是重复的过程;受制于有限的资源和程序,须通过个人或组织机构来完成。数字图书馆项目建设多以图书馆联盟和工程方式开展,涉及多个子项目、子课题和不同的组织,只有规划、协调和组织好多个项目,尽量避免项目拖延和资源冲突,才能实现总体战略目标。数字图书馆项目管理办公室(简称PMO)作为现代组织中的重要管理技术,通过战略规划、战略和项目关联与项目组合,能够有效提高数字图书馆项目建设的成功率和项目建成后的可持续发展。

2、CSDL的PMO

2.1 CSDL的数字图书馆建设进展

CSDL是中国科学院2001年底启动的基础设施重大建设项目,其任务是瞄准国际数字图书馆的发展前沿,按照中国科学院知识创新和国家创新体系要求,依托中国科技网,构建科学研究和国家创新体系的科技文献信息支撑系统。截至2005年3月,CSDL通过近70个项目的建设,为全院研究人员和研究生开通了30多个科学文献数据库,并推出了随易通、文献传递、参考咨询和跨库检索等近10项网络化服务;同时开展了“资源和服务百所行”活动,深人科研一线,进行数据库和服务的培训与宣传,持续、可靠地支持全院的"数字化科研环境"。CSDL采用开放、集成和以用户为中心的设计理念,应用了学科信息门户、开放链接和跨库检索等先进实用的技术,在项目管理上也引入PMO,通过CSDL项目管理中心(简称CSDL一PMO)组织和协调全院文献情报系统进行科学数字图书馆建设,取得了良好的建设效果。

2.2 CSDL——PMO概述

2001年底制定的《CSDL项目建设管理条例》第六条规定:成立国家科学数字图书馆项目领导小组、专家组,设立国家科学数字图书馆项目管理中心。其中“项目管理中心在项目领导小组的领导下,负责整个项目建设的组织实施工作。项目管理中心设在中国科学院文献情报中心,成员由项目领导小组聘任”。CSDL一MPO对项目领导小组负责,接受项目专家组的技术咨询,通过资源建设工作组、原文传递服务工作组等若干工作组进行日常的数据库组团采购和系统维护,并设立办公室来组织和联络系统平台建设的招投标工作等日常事务。

CSDL一PMO的核心价值是建设惠及全院每个科研人员、研究生和管理人员的数字图书馆服务系统与平台,营造数字化的科研环境。CSDL一PMO通过项目而不是课题研究来建设数字图书馆,即CSDL一PMO不是研究什么是数字图书馆,不是对国内外数字图书馆的前沿技术和标准进行探索和研

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