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浅析工程项目办公室工作现状分析及对策思考

时间:2019-11-28   来源:《城市建设理论研究(电子版)》 赵晶晶
摘 要: 在工程项目部,办公室在项目管理中起着承上启下的关键作用,办公室人员的素质直接关系到办公室职能的发挥,关系到能否有效地调节项目各职能部门的有效运转。因此本文结合当前工程项目办公室的现状进行分析并提出对策措施。
关键词: 办公室 现状分析 对策
当前,受传统观念的影响,工程项目办公室存在职责定位不清、人员素质参差不齐、缺乏有效的管理等因素的,严重制约了工程项目办公室的的职能发挥,不能够有效地调节项目各职能部门的高效运行。
一、现状分析
当前在工程项目部,综合办公室主要负责着辅助领导决策、开展调查研究、收集整理信息、处理和撰写公文、党建工作、后勤管理及应急处置等一系列事项,烦而杂乱,无法成系统地进行运转管理。主要原因一是从人员配备数量上来说,大多数只配备了办公室主任和1~2名干事,人员数量远远不能满足其实际工作量的要求;二是人员素质不能完全胜任,大多数办公室人员非专业出生,而是半路“出家”,且非长期从事办公室管理;三是人员构成复杂,有刚入职的,有快退休的,有电脑不会使用的,有照顾性质的等;四是缺少系统性的培训,公司虽然每年均组织专项培训,但培训时间较短,培训人数也无法全覆盖,导致工程项目办公室人员素质参差不齐,无法较好地调节项目各职能部门。
二、素质要求
综合办公室是“纵向到底、横向到边”的关键性部门,在项目的日常管理中,担负着辅助领导决策、开展调查研究、收集整理信息、处理和撰写公文、党建工作、后勤管理及应急处置等一系列事项,这就要求综合办公室人员的具备知识面广、业务技能娴熟、沟通能力强等各方面较强的业务素质。办公室的职能能否有效发挥取决于办公室人员的个人修养及业务技能,因此,作为办公室人员应具备如下的素质和能力。
(一)拥有较强的大局意识和较高的政治敏感性。综合办公室在工程项目部中发挥的作用是极其重要的,既要为项目管理人员服务,也要为项目各协作队伍提供协助,同时还得为莅临项目检查的业主、各委办局提供服务。准确、快速地传达各委办局、业主及公司的要求,及时协调落实项目领导班子的各项工作部署,对各部门的工作情况进行督办,这就要求办公室人员具备较高的政治敏感性和大局观,对上级单位、项目领导的要求有深入透彻的理解,只有这样,才能适应当前工程项目“高、精、尖”的发展要求,助力项目各项管理工作稳步前行。
(二)拥有较强的业务水平和较强的沟通协调能力。工程项目办公室在日常工作中所涉及到的事项杂而烦乱,对于办事人员来说,拥有清晰的思维和较强的业务水平,是将所有工作有条不紊地高效率地完成的前提条件。同时工程项目办公室在项目部起着承上启下的关键作用,需要及时传达项目领导的意见至相关部门,并及时跟踪督促相关部门对领导意见的落实情况,因此其所涉及的部门和人员杂而多,这对办公室人员的沟通协调水平提出了较高的要求。因此,对于综合办公室人员来说,没有较强的业务水平和沟通协调能力,不但造成自己在工作中将会非常被动,而且也会影响领导及相关部门的工作延误不前,这就要求综合办公室人员的个人能力素质要“高”“博”“广”,同时还能及时协调相关部门对随时随地出现的应急事务进行迅速、灵活、妥善的处理。
(三)拥有良好的职业素养。一是良好的职业道德。对于综合办公室来说,集体作用的发挥更有利于各项工作的开展,大家都从大局考虑,相互协作,在反映出一个部门的精神面貌和氛围的同时也能推动部门的工作高效率地前进。二是良好的心理素质。作为办公室人员必须具备自信、谦虚、谨慎、随和的处事技巧和态度。在工作中不断的学习,提升自己的业务技能水平,树立信心;日常加强与领导和同事之间的沟通,谦虚好学,保持乐观的心态,对待工作中的挫折要不折不挠,在挫折中不停的成长,对待工作中取得的成绩要保持平常心,不恃才傲物,以随和的心态去对待人和事。
三、对策建议
(一)强化办公室人员业务技能培训。工程项目办公室人员要满足当前形势下对业务技能、沟通能力和职业素养的要求,除了本人的努力外,还需要公司和项目领导的关心与支持,除了生活上的关心,工
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