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浅析PMO的本质和管理技巧

时间：2020-08-12　　 来源：麦嵩隆管理咨询
记录起来”，建立自我检查机制。通过解决问题以提升检查质量，更要使程序检查人员负担其责任，建立一个不可以重蹈覆辙的规定。一个可视化的检查机制，方能确保检查人员确实执行。
Example.2
对于不同的项目(树) 及其组合(林)，我们也需要努力为其创造好的环境，可以是良好的规则，制度，或者组织架构。2022年北京冬奥会的竞赛筹办项目组，设计了不同的项目组织架构，来更好地服务项目的不同阶段，场馆建设期间，项目组采用项目型团队，场馆调整时变化为矩阵型架构，到了比赛期间会采用项目型和矩阵型相结合的项目架构，而比赛结束后则恢复到职能组织。这样的动态调整，也是按照过往项目的最佳实践，为不同项目或项目阶段，设计最合适的项目环境。
所以，项目所处的“环境”是个关键因素，若能了解这一点，就可以从更高的视野来管理项目。从项目环境的角度重新检视项目中的“树”与“林”吧!当我们的项目遇到阻碍难行的情况时，或许从环境的角度来解决，也不失为一个好对策。
将信息间的“关联性”可视化
在实际的项目现场，有着各式各样“可视化”的手段，然而我们重新检视最终的目的后，可以通过个别“可视化”指标提升可视化的效果。大部分的项目经理可以通过可视化的手段，提早发现项目问题，在麦嵩隆浅聊专题文章中，我们常常会提到可视化的观念，而通过本节我们来重新检视可视化的目的。
如何提升项目可视化的效果?
或许认为“项目要成功，就要达到项目的目的”是理所当然，为了要使项目成功，必须掌握项目的状态，并且依据项目状态执行相应对策，除此之外，对特定的事项或信息进行指标化后随时监控，这就是可视化的真正目的。而虽然时常看到“进度状态”“客户满意度” 等指标，但不清楚这些指标的意义，导致有时难以通过指标发现问题点，若是能够将各个指标与信息进行一-定程度的整合，将会提升可视化的效果。
具体来说，就是以下要介绍的指标与信息的树形图，下面的参考图对于“近期要完成的成果”的项目目标为例，把指标间的因果关系用树形图方式表现出来。
如何提升项目可视化的效果?
利用指标树形图有两个好处:
(1)可以理解各指标的影响与被影响间的关系，因此能够主动地去对应。
(2)可以有效地整理项目相关的信息，并且找出最适当的项目管理指标。
什么样的元素应该添加到树形
POINT 1
重要信息需要每天搜集吗?对于(1)来说，经验丰富的项目经理或PMO一般不需要通过指标树形图，就能够在项目恶化的初期，掌握影响项目恶化的原因与后果。举个简单的例子来看，在管理的项目中，工作项目进度恶化时，请你依据过去经验来找出恶化的原因，你应该能够轻易地找出数个原因，接着可以马上锁定这些恶化因素，并且监控相关的信息。
“将恶化因素进行分析，接着制订相应的对策”应该是执行中理所当然的事，但是通常这种分析与对策，都会等到项目恶化后才着手进行改善。而我们应该在项目恶化前就能发掘征兆，并在发掘征兆后主动地解决问题。因此，利用指标树形图将各个指标及信息间做好因果上的关联，有助于未来项目执行，也有助于对信息监控时，轻松掌握所需信息类别与相互间的关系。如此一-来,可以看出目前项目的指标或信息是否过多还是不足。如果项目的信息过多的话，会造成搜寻信息的成本增加;相反地过少的信息可能造成项目起.火。
POINT 2
再来，上述的(2)“有效地整理项目 相关的信息，并且找出最适当的项目管理指标”,如同(1)一样，若是经验丰富的项目经理或PMO的话，对于信息内容的拿捏应该是非常有经验，然而实际上有时候还是会出现管理过多与不足的状况。
试着回想一下，你目前管理的项目需要多少信息呢?说不定目前项目中只有“项目进度”指针，而对于问题的进度状况、相关方管理、对应的风险、成员的工作状况，甚至对，上层报告的次数等的指标和信息，很有可能都没有被记录吧?真正需要管理的指标是全部吗?哪些才是需要的指标呢?当然，像是“目前项目阶段”的信息需要被追踪及检视的。
经由可视化，项目经理可以提升管理水平，并从更高的管理水平加强管控，在发现这些信息异常的时候，能马上进行应对。
为了什
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