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浅析PMO的本质和管理技巧

时间:2020-08-12   来源:麦嵩隆管理咨询
PMO和管理的本质
在实践中,PMO的管理(Management) , 绝不能想成控制(Control) 。PMO应该身处作战的前线,提供提升决策效率的信息,而这种积极的策略是提升项目管理质量的第一步。
PMO翻译成“项目管理办公室”,字面上的翻译很贴近英文的意义;不过,其中关键的“管理”这两个字,容易让人和“控制”联想在一起,造成语意上的误解,这大概是因为把项目管理和控制联想在一起的原因。对笔者来说,日语中的“管理”比起英语的“Management”,更像是控制(Control) 。乍听之下或许富含着哲学意味,请看以下的说明:
“管理是指做正确的事;相对来说,控制是指把事做正确,这两个是完全不同的观念。企业一般都把控制做得很卓越,但是不一定都是做正确的事情。要把事情做对的话,需要考虑整个管理体系,也就是所谓的项目管理。”以上引述于日本著名项目管理专家拳本展夫先生,说明项目管理对于企业之重要。
要从产生决策开始
笔者常强调“管理和控制是不同的”,对于PMO的管理角度,这里再次重申这个观念。虽然需要制式化的管理执行来执行决策,但如果只是遵循规则,确保大家照表操作的话,那这种组织就不能称为PMO,而应该叫作PCO (Project Control Offce)。现今有很多项目经理或项目成员都把PMO的角色当作PCO,所以需要将PCO升级为PMO才行,必须让PMO蜕变成为“有价值”的组织。
这种观念不需要想得过于复杂,只需把目前管理的内容,从管理决策的角度重新思考。例如在问题管理时,不要在管理表上的状态区仅填写“延迟”,而是要分析“延迟的原因”,甚至积极召集会议以应对此问题,让项目经理能迅速检查进度报告,如此才是蛹化为“有价值”组织的第一步。
再来要思考的是,PMO是否常去项目的第一线呢?项目管理的任务之一,是要减少管理时数进而节省成本,但是其实更重要的是,要提高项目现场的生产效率,PMO要能提升生产效率,才能被称为一个“有价值的组织”。
将风险降到最低
当然,过于关切项目第一-线的话,反而会增加PMO的管理时数。同时,提到另一个管理目的,即把风险降到最低。彼得.德鲁克提到“管理是指现今社会信念的实施方案”,也就是说,这是随着资源组织化,通过逐步改善经济、福祉与正义,让人类生活的水平能提升的一种信念。这不只是通过想象力或形式上的知识体系构筑,而是通过实际可行的方式,让只能长出一根草的资源能够孕育出两根草,如此通过这些思想与实施方案以提升人类的福祉。
管理不只是讲台上的一门学问,更应该要有实际效果。要真正成为一个PMO,需要和项目经理们站在一起,从项目最前线的角度一起做事,这才是PMO的核心精神。
量化PMO的存在价值
PMO始终有个问题,就是“如何量化PMO的存在价值”。很多人或组织也很关心这个问题,那我们针对PMO如何量化进行讨论。PMO最主要工作之- - ,就是要打造良好的项目环境。何谓“良好的项目环境”呢?就是让成员们可以专注于自己工作的环境。
一个项目会向项目小组进行分工,每个小组都会对自己所负责的范围尽心尽力,同时又有分工合作的关系,这.些执行需要有一定程度的统筹整合执行。此外,除了项目本身以外,需要相关方的投入,如需要质量管理部门等的协助,才能让项目更顺利地进行下去。
执行整合的业务中,通常会有项目经理(PM) 或者项目领导者(PL) ,但是时常会出现不满的现象,因为他们认为比如信息搜集和数据制作都是烦琐的小事,浪费解决问题的时间,这样就不能称之为良好的项目环境了。
项目管理可视化
那我们来看看哪些是只有PM/PL 能够胜任的工作,然后让PMO来分摊其他的部分吧。
图2- -2显示应该由PM/PL 胜任的工作,读者可以试着用这张图,将一个月中要做的项目执行内容拆解出来,将更容易进行检视。
为什么PM/PL这么忙?
图2-3显示某项目在一个月内执行内容的范例,上述的第二个项目(项目进行所需要的决策制定,只有PM/PL 能够进行沟通),标明原本就只有PM/PL 才能够胜任的此项内容,其他项目则是像PMO也能够代为处理的执行内容(所说的这些和企业文化、专业知识等无关,只需要了解现状就能执行)。
利用这种方式,我们就能够直观检视项目经理的业务内容,大家或许会很惊讶地发现只有PM/P
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