项目管理在PMO方面的新进展

2018-12-29        来源:《科学之友》作者:华铁工程咨询有限责任公司 刘海娥       点击:
      摘要:介绍了项目管理的最新进展———PMO(Project Management Office,项目管理办公室),PMO作为项目管理发展的新潮流,已为国内外广泛关注和研究。作者着重分析了PMO的含义、组织结构,职能以及PMO的3种组织模式,并阐述了PMO为项目管理组织带来的优势,以及如何设立和有效运营PMO。
      关键词:PMO(项目管理办公室);项目管理;组织结构;职能;PMO的设置和运行
1、PMO的含义
      PMO(Project Management Office)即项目管理办公室,国外不同的组织对PMO的概念有不同的定义和理解,还没有形成一个公认的关于项目管理环境中的PMO构造。美国项目管理协会(PMI)对PMO的定义:PMO是组织为集中和协调组织范围内的项目而设置的组织单位,PMO主要负责项目和子项目的协调计划、优先级确定和执行,这些子项目与父项目或整体经营目标紧密相关。
      美国Gartner公司认为PMO是组织为了集成所有的项目经验而设计的一个共享资源,是在项目的分析、设计、管理和总结评价阶段建立组织能力的一个关键来源,是组织内部项目管理最优实践的中心。在一定的控制下,PMO可以完成以下3个任务:为项目管理建立企业标准,提高组织内部沟通并平衡资源,减少失败项目对企业效率和生产率的破坏性的影响。
      PMO也可以被称做项目办公室(Project Office)或大型项目管理办公室(Program Management Office,PMO),与传统的项目办公室是不同的。以往国防、航天业界及美国政府、军方为发展大型系统所建立的项目办公室,几乎是一个可完全独立运作且满足项目要求的组织,但这种模式绝不是大多数的企业甚至政府单位所能供养起的,不符合资源共享及提升组织整体效益的目标。而PMO的主要任务并非是用以直接执行或经营项目,而是提供不同项目团队一个能更有效运作的最佳环境与功能。
PMBOK2004对PMO与一般项目管理的区别作了阐述。首先,追求的目标不一样,项目经理负责在一定的限制条件下提交特定的项目,PMO则是一个基于企业角度的组织结构,主要关注范围变化并将其视为实现战略目标的潜在机遇。其次,项目经理主要依靠分配给项目的资源来实现项目目标,PMO则致力于最优化使用所有项目间的共享组织资源。第三,项目经理负责管理项目的范围、进度、成本和质量,而PMO从事全面风险、机遇和项目间相互依存性的管理。
2、PMO组织结构与职能
      2.1PMO的组织结构
      PMO既可以是实体组织,也可以由各职能部门人员兼任形成一个虚拟组织。PMO的成员应由满足组织项目管理需要的项目管理专业人士组成。PMO中包括PMO主管或经理、目标问题专家和PMO协调者。目标问题专家和PMO协调者向PMO主管或经理负责,三者共同构成PMO,行使对组织各项目的管理职能。
      2.2PMO的主要职能
      PMO是组织中项目管理的核心,它在组织中起着至关重要的作用。PMO的职能主要包括:①为项目组织提供支持:通过承担项目计划编制、报告编制分发、项目管理软件操作、维护“可视工作室”和项目工作手册等方面事务,为项目组成员的工作提供支持。②为组织提供项目管理咨询和指导:随着组织工作的“项目化”,组织需要能作为内部项目管理咨询顾问的人力资源,为组织提供有效实施项目管理的专家意见。③为组织开发和维护项目管理方法和标准:制定和发布组织通用的方法和标准是组织项目实施一致性的保证。④为组织提供项目管理培训:组织员工进行项目管理知识的培训,使他们能够学会并应用项目管理方法。⑤为组织提供项目经理:项目办公室储备有专业的项目经理,在组织需要时,为项目提供项目经理。
      Gartner公司还从水平组织职能和垂直组织职能两个方面给出了PMO在组织中的职能,见图2,PMO的水平组织职能包括项目信息支持管理、项目管理标准开发、训练和培训、资源协调、项目群管理和组织范围项目的执行;垂直组织职能从机关层级到项目层级,依层级行使以下职能:项目管理咨询和建议、项目评价和报告、项目计划、项目管理、项目评价和批准的输入,参与项目生命周期各阶段。
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