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项目管理办公室(PMO)的结构探析

时间:2019-12-03   来源:《山东工业技术》 金凯明 马玉涛
摘要:项目管理办公室(PMO)是项目管理体系中的重要工具,是企业项目化管理的一种组织模式。本文对项目管理办公室(PMO)的结构进行探析,构建了基于PMO的矩阵式组织结构,并对该组织结构的优点进行了阐述。
关键词:项目管理办公室;PMO;组织结构;项目管理
随着外部市场环境的变化和多项目管理的需要,项目管理日益普及和深入。有效的项目管理已成为企业项目管理的重点和焦点。在企业里同时协调几个或多个正在运行的项目,面对项目组织临时性与组织长期性之间的关系处理,已经越来越多的成为企业的关注焦点[1]。随着企业发展,企业对项目管理要求不断增加,对项目管理意识的不断加强,使得项目管理办公室(PMO)作为重要的项目管理部门,在越来越多的企业里被认可和建立。
1.PMO的含义阐述
在不同的组织和不同的项目中PMO管理职能存在着一定差异,并没有形成统一的定义。根据美国项目管理协会(PMI)的定义:PMO是组织为了实现和监督整个管理系统而创造出来的一种组织形式,统筹组织内的项目及资源,整合项目资源和协调项目资源间的分配,保证多项目的顺利实施从而使组织的目标得到实现[2]。
因此,随着企业的不断扩大和多项目管理需求的增多,PMO的重要性逐渐增强。PMO作为企业内项目计划分析、优先级设计、多项目间协调管理和项目阶段评估的重要部门,在合理的项目管理组织结构控制下可为企业:建立项目管理的标准、平衡多项目间资源需求及资源分配、促进多项目间沟通的改善、降低项目失败给企业内部带来的不良影响。
2.PMO的主要职责和作用
(1)选择合适的项目组合:根据企业的战略要求,考虑企业资源的同时,选择和企业战略要求相适应的项目组合。同时,根据企业战略优先级,设立项目优先级别和项目分组,落实企业战略目标项目化。(2)统筹、协调企业内所有项目:协调企业各种资源和项目需求,分配项目间的各种资源,对于竞争性资源的需求冲突可根据项目设置优先级解决。(3)协调沟通:PMO作为各部门和项目间的沟通平台,协调各部门和项目间的管理沟通,减少管理关系的冲突,保障项目顺利开展。(4)协调与监控项目的实施:协调项目与项目间的管理,监控各项目的计划及预算执行情况,根据项目的运行及各项资源使用情况,及时发现问题并对问题预警和纠偏。(5)组织项目评审和项目总结,建立、健全项目流程及管理标准化:组织项目评审,确保项目管理标准、方法和流程被执行。总结项目经验及教训,为以后类似项目的实施提供经验借鉴,并推进项目管理的标准、方法和流程。(6)收集项目有关信息,分析、汇总所有项目信息,为项目经理和企业最高管理者的决策提供信息支持。(7)提出项目管理建议、优化管理:如提供项目管理咨询指导为各项目服务、如提供项目管理培训促进相关能力提升、如组织项目间沟通交流促进经验分享和提供项目管理的其他支持等。
3.分析基于PMO的一种组织结构设计
随着单个项目开展向多个项目同时开展的演化过程,出现了基于PMO的一种管理形式且得到了越来越多的认可和采用。PMO已成为企业组织结构中重要的一部分,它以企业的战略及发展方向为主要目标,以企业战略目标指导相关项目的管理工作,为企业内多个项目顺利开展提供保障,促进项目和企业既定战略目标的实现[1-3]。应用PMO的目的既是实现多个项目间有效的协调与管理,又是实现企业内部多个项目间资源
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