项目管理办公室(PMO)——实现企业化项目管理的战略选择

时间：2018-12-28　　来源：《项目管理技术》作者：天津理工大学杨侃中国建筑发展有限公司罗江

本文在借鉴相关国外资料和经验的基础上较为详细地探讨了的定义,对目前国外组织中PMO最主要的几种职责进行了论述,全面介绍了PMO成熟度模型,并探讨了在实施PMO。的过程中组织可能遇到的困难和阻力。
PMO的定义

无论是在学术界还是企业内部对于PMO的争议就一直没有间断过,对于PMO的定义也不完全相同。美国项目管理协会(PM)I对PMO的定义是:一个PMO就是一个将项目的管理集中在其领域内并对之进行协调的组织单元。美国Gartner公司认为PMO是一个组织为了集成所有的项目经验而设计的一个共享资源。这种资源可以为组织各个部分服务。PMO是在项目的分析、设计、管理和总结评价阶段建立组织能力的一个关键来源。

现实中的PMO有很多种类型,从规模上看,PMO小至为单个项目服务(甚至一个人也可以组成一个PMO),大至作为一个职能部门为整个组织服务。从功能上看,PMO有两个基本类型:一是PMO作为组织的咨询中心,由能满足组织项目管理要求的项目管理专家组成,它可以作为开发项目管理的标准和程序的智囊团,也可以作为改进个别项目执行方法的辅导者,这种类型的PMO主要在每一个业务单元为项目经理提供培训和咨询、用最好的实践经验指导和培养相关人员;另一个是PMO作为组织的权力中心,由高层管理者批准设立。这个权力中心是组织内实施和维持项目的关键,也是组织实现企业项目管理的平台。PMO通过保证项目按流程执行、与组织战略保持一致,以保证项目能够完成并为组织创造经济价值等方式为组织增值。成为组织权力中心的PMO是实现营造一种有利于变革的项目型企业文化的重要基石。

正是由于PMO在组织中存在的这种多样性,所以对PMO的理解目前有很多版本,说法各不一致。国外有的研究者在对PMO研究后得出了一个结论—它可以是任何一个组织希望它存在的样子。基干这样的一种现实,我们认为对PMO下一个静态的定义是很难的。在这里,我们对PMO下了一个动态的定义:PMO是一个协助项目经理实现项目目标的组织实体,它的基本功能是对项目和项目群进行规划、评估、控制与协调。随着PMO的逐渐发展,它还可以具备其他职责,如组合管理、管理项目经理、咨询和培训项目、制定项目管理的方法和标准等。

进一步说,PMO在企业中的角色应该是,在企业战略的指导下,对业务单位、资源和项目进行综合协调的机构。PMO是一个企业的内部管理组织,它可以计划和评价一个项目和项目群,并从本质上加强对项目和项目群的控制和管理,帮助统一企业内部的意见并且与所涉及的每个业务单元的领导取得沟通,以期对项目取得更好的执行效果。

PMO需要有不同管理水平的人员为其服务,其中既要有管理业务的人员也要有管理技术的人员。一般来说,PMO主要由以下两类人组成 :

* 项目管理专家:由一群有项目管理经验的人组成,可以提供培训并为正在进行项目实施活动的人提供指导。

* 项目分析家:职责是收集、编辑文件资料并向高级管理者报告项目的进度情况。另外,项目分析家可以在整个企业中用其他正在被执行的项目来衡量项目的执行情况,因为在一个企业内部的项目之间经常存在潜在的联系。
建立PMO的目标

通过研究和资料整理,我们发现很多建立了PMO的组织希望通过他们的努力组织可以达到以下目标。

(1) PMO对项目流程的影响:①提高项目质量;②缩短完成项目的时间;③减少范围变更;④降低项目风险;⑤加速对市场机会的反应;⑥在所有的项目阶段加强团队协作精神;⑦加强项目活动的监管;⑧集中专家的意见并且统一行动.⑨加强组织目标和项目计划的沟通;L提高专业化的方法和可预见性;O为项目管理提供标准的方法;L确保类似项目按照类似程序实施。

(2) PMO对组织资源的影响:①提高项目收益;②优化项目组合;③为项目的成本管理提供方法、规划报告和跟踪;④降低项目成本;⑤掌握项目需要的财务信息;⑥为资源配置提供方法和全面管理;⑦确保项目和公司的财务计划有直接的联系;⑧加强整体和资源的管理。

(3) PMO对组织战略的影响:①把项目、企业战略和业务工作计划直接联系起来②取得高级管理者的支持③确保项目符合业务目标和战略④使项目的方法、选择、优先次序以及实施密切结合⑤加强项目和企业战略的结合。

从以上影响我们可以看到,实施PMO可以很好地调和在项目的执行过程中和企业业务流程的交叉部分。例如,在项目的执行过程中,资源为什么并且在什么时候

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