项目管理办公室(PMO)——实现企业化项目管理的战略选择

时间：2018-12-28　　来源：《项目管理技术》作者：天津理工大学杨侃中国建筑发展有限公司罗江

可以被组织利用?项目计划和企业战略规划如何统一?这些都是要求被调和的交又部分。另外,我们可以看到PMO不仅可以确定预期的项目是否符合公司全部的业务战略和目标,它还可以评估项目利润、组织付出的能力和资源与项目投资回报的对比等。
PMO的功能

要想理解当今的PMO,首先必须理解它所履行的职责和PMO在组织内部是如何为项目管理服务的。这里我们大致把PMO的功能做了如下分类,当然因为每个组织都是不同的,所以具体到每个单独的PMO,有可能其履行的功能会有一些不同。

1.进行项目报告

PMO在这个方面的主要职责是收集和整理项目经验,提供给其他项目分享。通过参与各个项目的会议,总结和分享不同领域的相关知识、技术及经验,形成可再利用的支持能力,让知识管理在日常运作中能被落实。进行项目报告这一职能又可进一步分为 :

(1) 项目信息的起草与发布。

① 立项之初的信息发布。一个项目一旦立项后或者合同签订后,一般会给各职能部门和相关领导发布关于此项目的信息。在项目管理中通常叫做项目章程的发布。它包括项目的名称、来源、目标、项目团队的主要成员、合同号等。不同的组织和个人可能需要不同的信息,如领导层可能关注项目的目标和合同额,财务部门可能只关注项目用钱的日期和合同号等。

② 实施过程中的信息发布。根据项目的进展情况随时向各项目干系人通报项目的状况。这里的项目状况可能包括项目的状态如计划、成本、质量、时间等,也包括产品的状态,如技术、方案、问题等。

(2) 项目状态报告。

这可能是PMO最主要的职能之一。它包括项目计划的索取、跟踪以及跟踪结果的发布。

① 项目计划的索取。一旦项目立项之后,那么项目经理就会制定一份项目计划书交给PMO,这一份项目计划书可能很粗糙,但必须包括几项最重要的东西,即项目主要交付成果、项目的里程碑、完成的时间、预算的成本、主要的项目成员。有了这几项就有了跟踪的依据。

② 实时跟踪项目的进行。根据项目的紧急程度制定跟踪周期。对于时间比较长的项目可能一个月检查一次,对于时间比较短的,可能一周检查一次。检查的根据是项目经理、财务和客户提交的资料。挣值分析是主要的方法之一。

③ 当项目已经超时或者超支或者接近危险状态时及时地通知相关人员。

④ 对一些特殊情况下的跟踪。如原来负责本项目市场人员的离职,项目团队的解散,项目经理的更替,项目从一个部门转移到另一个部门,客户的项目经理的变更等。

(3) 项目的总结陈述。

总结陈述本来是必须做的,但在项目管理的实践中,除非是非常大的项目,基本上是很少做的。其主要原因还在于项目团队的临时性,一个项目到最后,可能会指定一个人来维护,他只参与了其中一部分工作,是不可能来做这个项目总结的。而设立PMO可以解决这一问题,PMO可以根据自身掌握的资料来做这部分工作。对项目进行很好的总结,并帮助同类项目提高成功率和效率,降低成本。

2.进行项目管理培训

培训是PMO的核心服务之一。实际上,在很多组织中,PMO的主要职责就是整理项目报告和进行项目管理培训。一般来说,培训必须是全面的,并随同PMO的其他服务一起提供。

在正常情况下组织内应该有较多的项目工作人员作为开展培训的基础,并且需要把培训作为项目管理能力战略投资的一部分。如果PMO所在的组织是小型的,可以对自己的培训模式和内容进行适当的减少。根据PMO setp提供的建议,PMO在组织中提供项目管理培训的步骤应该是遵循下面的建议 :

(1) 定义、开展、继续和提高PMO的培训战略。

(2) 定义、开展、继续和提高项目管理培训课程。

(3) 定义、开展、继续和增设项目管理培训课程必要的种类,并且从外部资源中识别和获得这些课程。

(4) 确定培训的进度表。

(5) 修订和储备培训工具。

(6) 适当地为项目管理分类。

(7) 必要时协调三方的培训课程。

(8) 评估培训成果、价值和效力。

(9) 提供相关参考资料。

(10) 保存关于培训的历史记录。

3.制定项目管理方法

项目管理方法是引用有关在项目的工作中某些方面的流程、方法、模块、最佳实践、标准、指导方针和政策等制定而成的。所有这些用来定义和管理项目的“方法”都会成为项目管理方法中的一部分。这个方法必须是能适应业务变化需要的,并且必然要增加使用它的项目的价值。另外,随着有利于项目管理流程的新的技术和方法的

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