企业如何应用PMO

时间：2018-12-28　　来源：《项目管理技术》作者：北京华泰科信科技有限公司郭斌

目前很多组织在关注项目管理,把项目管理作为提升企业竞争力的基础。很多国内企业已经不仅仅是将重点放在提高项口经理的个人技能上,而是将组织整体的项目管理能力建设作为今后的发展目标。项目管理体系的建立,项口管理方法论、流程、制度的形成,都是其发展组织项目管理能力的具体体现。另外还成立了相关的管理部门,如:项目管理部、项目管理中心、项目管理办公室等,对项目进行整体管理、监控、支持等,这些部门就是我们所说的项目管理办公室(Project Management Office,PMO)。

但是,PMO如何在企业中发挥作用?它在项目管理过程中扮演什么样的角色?应该赋予它什么样的职权?不同组织的定义不同,甚至在组织内部也争执不休。下面摘录一些组织对PMO职能的定义 :

◆ 执行项目文档的收集和督促项目经理按照公司的项目管理制度来执行项目。

◆ 类似于项目经理部,将所有的项目经理集中在这一个部门内,在项目执行过程中,该部门成员担任项目经理的角色。

◆ 类似于项目控制部门,要求所有的项目控制,计划审批等都通过此部门来进行。

上述描述中哪种是PMO职能的准确描述?如何来定义PMO?其作用又是什么呢?这些确实是很值得探讨的问题。
PMO是什么

目前各界对于PMO的争议一直没有间断,对于PMO的定义也不完全相同,但目前普遍接受的一种定义是:PMO是在组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化的部门,这些标准化的程序应该能形成一致和可重复的结果,同时项目成功的几率是上升的。PMO是组织内部项目管理最优实践的中心,是组织提高项目分析、设计、管理、检查等方面能力的关键资源。简单地说,PMO可以起到以下作用 :

◆ 建立组织的项目管理的制度标准。

◆ 在组织内部增强沟通,平衡资源的使用。

◆ 提高员工的项日管理水平,提高组织的项目成功率。
PMO在组织中的角色

PMO是组织项目管理的核心,它在组织中起着至关重要的作用。通常情况下,会充当以下三个角色 :

第一种角色:作为项目管理的支持者。PMO主要为项目管理提供管理支持、行政支持、培训、咨询顾问、技术服务、知识管理等支持服务。这种角色以低调和辅助者的身份出现,容易得到项目经理的认可,不容易引起太多的反对和权力之争,在PMO的刚刚起步阶段,这种方式容易得以实施和执行。

第二种角色:作为项目的控制者。在这种情形下,PMO拥有很大的权力,相当干代表公司的管理层,对于项目进行整体的管理和控制,保证项目的顺利执行,以实现项目的目标和组织的目标。这时PMO的工作可以包括:资源的分配、计划的审批,项目的检查和分析等。PMO为组织的项目分配所需要的资源,确保组织资源在项目中使用的最优化;同时对侮一个所支持项目的项目计划负责,进行项目计划的审核,保证项目计划的可行性和最优化;另外还需要持续监控项目,确保项目按照计划执行,并能够成功完成。

第三种角色:作为项目战略的管理者。在这种情形下,PMO需要制定整个公司的项目管理制度和构架项目管理的体系。这时它的工作包括为组织开发和选用适用的项目管理方法论、流程和工具,并形成统一的标准;建立组织的项目管理文化,证明项目管理的价值,形成项目管理的统一认识,并在组织内部推行项目管理的标准;进行项目群管理(Project Portfolio Management）,确保所有要执行的项目能够围绕着组织的目标,并且能够为公司带来相应的利益。

在这里我们提到了项目群管理,什么是项目群管理呢?它可以被定义为:在一组项目中,应用一系列的知识、技能、工具和技术以满足或超越组织投资策略的期望和要求。它是在回答,我们应该选择什么和放弃什么的问题,如何实现战略需求和战术需求之间的平衡。在高层次的项目群管理中,还包括编制候选项目目录,开发用于多个项目选择时的选择和评分的标准,采用直观的显示、比选模型分析方法来确认和平衡多个项目。项目管理是保证项目被正确地执行,而项目群管理是保证正确的项目被执行。

PMO在组织中的具体角色和体现的职能,并非是一成不变的。或者说哪一种方式是最佳的,需要根据组织的具体特点和组织的结构形式的不同而有所差异。另外,也需要根据组织发展的不同阶段,进行不同的定位。
PMO的组织模式

PMO作为组织内部一个共享部门,其组织模式对于它在组织中的作用产生很大的影响。通常我们会根据组织的业务特点、企业文化、组织结构等不同,采用不同的组织模式。常

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