企业项目管理办公室设计框架

时间：2018-12-28　　来源：《项目管理技术》作者：南京理工大学经济管理学院冯俊文

项目人员招聘与选择。如具体项目的项目经理,与项目相关的其他人力资源招聘。

(2) 培训与认证。包括项目人员的培训问题,项目经理的资质问题。PMO也可以选择一定的承包商来完成项目人员的培训和认证问题。也可以设定一定的任用标准,如选择有一定资格的人来当项目经理;在现有项目人员中提拔和任用项目经理。

(3) 评价和提升。项目经理常常在不同的项目之间移动,因此进行评价较为困难。PMO可以设立一些准则,通过收集相关项目经理的信息,起到评价项目经理的目的,同时做出项目经理提升的建议。

(4) 为项目提供资源。PMO的一个基本作用是协调项目资源,包括项目经理和其他项目组成员的分配。随着组织规模的增大,项目资源也在增加,因此需要一个专门的机构来系统地管理项目资源,包括资源的可用性以及能力管理,起到有效利用现有资源的作用。项目运作过程中广泛存在的风险性和不确定性使得PMO在这方面能起到更加积极的作用。

(5) 时间管理。PMO可以负有记录项目时间的责任,包括选择时间管理工具,跟踪项目实施时间,分析时间与预算、人员之间的效率问题,以及员工报酬。

(6)生涯计划。PMO可以起到项目资源的生涯计划管理作用。从组织和个人两种角度,考虑项目成员的成长和发展问题。

(7) 人事管理。如人员的休假安排,工资待遇,奖金等的管理。用PMO来进行这些管理可以使项目经理人员从这些繁琐的日常工作中解脱出来,更加专心致志于项目执行本身。

(8) 外部承包商的管理。企业项目往往涉及到许多中间承包商,PMO可以起到项目的合同管理的作用。

(9) 咨询与监督。PMO可以对项目资源起到正式或者非正式的咨询和监督作用,特别对新招聘的项目管理人员,这种作用更是必要的。

3.设立项目管理标准的职责

建立项目管理标准应该是PMO的一个基本作用。这些职责包括 :

(1) 建立项目管理方法论。如定义项目执行标准,定义项目生命周期标准等。方法论给出企业承担项目的基本方法。

(2) 提供模板。为项目执行的各个阶段提供相应的工作模板,如风险评估、情况汇报、预算和事后回顾等。模板可以是计算机程序,也可以是各种指令。

(3) 提供项目管理标准。如项目管理软件。

(4) 提供项目仓库。如共享的计算机目录,项目文件。

4.项目执行职责

项目执行的职责与项目资源占有紧密相连。占有项目资源的PMo一般有职责执行和完成项目。多数PMO对项目的执行只有间接职责,而没有直接执行职责。

(1) 风险与争端管理。从建立风险管理过程的标准到实际进行风险管理,PMO可以起到综合风险管理的作用。项目执行中出现的争端也可以转移到PMO来解决。

(2) 影响和变化管理。评估项目对项目相关人如客户、员工、股东的影响。

(3) 沟通管理。PMO能接触到各种项目,因此有条件在不同项目之间进行直接或者间接的沟通管理。

(4) 项目审计。PMO一般具有项目管理的专门知识,可以胜任对项目的内部审计工作。

(5) 集中于重要或者特殊的项目。PMO可以被赋予某些重要项目的执行职责,如政治敏感性项目。

5.企业战略职责

PMO可以起到项目发起和整个项目执行寿命周期的战略中心作用,具体包括 :

(1) 项目发起工作。PMO可以负责项目的发起.包括项目建议书的起草等。

(2) 项目评估。建立项目评估的标准,并进行项目评估。

(3) 项目偏好。PMO可以给出各种标淮条件下的项目偏好。

(4) 项目计划和日程安排。通过协调项目可用资源,对项目的执行日程做出安排。

(5) 项目批准和资助。协助进行项目批准和资金落实工作。

(6) 项目监督和控制。项目一旦开始,PMO可以充当项目监督和控制的作用。

(7) 项目组合管理。根据项目执行情况,适时转移项目资源到重点项目,PMO可以起到对项目的组合管理作用。
结束语

本文讨论了设立项目管理办公室需要考虑的若干重要因素。每个企业需要根据自己的特殊情况,赋予项目管理办公室一定的职责。理论上而言,项目管理办公室设计的可能性几乎是无限的,关键是要建立有自己特色的项目管理办公室。随着项目型组织机构的不断兴起,项目管理办公室必将成为未来企业组织单位的一个基本组成。(本文于2004年发表于《项目管理技术》)

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