高效项目管理办公室的建设

时间：2019-02-21　　来源：《河南水利与南水北调》作者：许继电气股份有限公司高春林

摘要：项目管理的价值和作用早已得到企业的普遍认可，越来越多的企业也开始意识到项目的成功应该被提升到组织层面上来进行管理。目前很多企业已经建立了项目管理办公室，然而由于项目管理办公室在国内发展时间较短，大部分处于摸索阶段，在项目管理办公室的运营与管理过程中，常常遭遇很多问题与困境。本文从项目管理办公室的概念入手，分析了项目管理办公室存在的问题及失败原因，进而讨论了如何建设高效的项目管理办公室。

关键词：项目管理办公室；项目管理；高效；建设；项目经理

项目是企业发展的载体，但是项目管理的现状却很难令人满意。调查显示，所有项目中有28%失败，而另外46%也面临着巨大的挑战，例如超期、预算超支或最终产品的特性和功能不足。这些失败和挑战可归咎于未文档化的项目管理方法、不受控的被动交付、不现实的预算或预期时间、多项目执行无法有效监控等。

随着企业中项目数目的增加，项目失败的风险也在增大，定义项目管理流程以及制订指标和制度规范，以确保项目在预算内按期保质完成变得越来越重要。对于很多企业来说，那就意味着需要创建一个项目管理办公室（Project Management Office, PMO）。如果部署得当，一个有效的项目管理办公室可在战术与战略之间取得平衡，它能顺畅地管理全部项目，并巧妙地利用资源，以最大限度地创造项目的价值。

项目管理办公室已经成为大部分企业不可或缺的职能部门。在西欧、澳洲等地，已有越来越多的企业设置了项目管理办公室，世界500强企业更是如此。因为有了项目管理办公室，组织将不再只是追求单个项目的成功，而是致力于追求全部项目的成功以及由此带来的组织战略的成功。研究表明，与已建立项目管理办公室的公司相比，未能建立的公司有着双倍的项目延期、超支以及失败的恶果。

一、项目管理办公室概念

项目管理办公室（Project Management Office, PMO）起源于20世纪50年代末至60年代初。在早期，项目管理办公室的作用是对承包商进行管理，也是客户交流的中心，其作用主要是为项目制订一系列的标准和指导。而进入20世纪90年代，当人们意识到项目的成功应该被提升到组织层面上来进行管理时，作为组织的常设机构——项目管理办公室就越来越多地承担起组织级项目管理的工作，将组织战略目标通过一个个的项目执行并加以实现。

项目管理办公室是提升企业项目管理能力的核心部门，它根据业界最佳实践和公认的项目管理知识体系，负责制订适合企业自身的项目管理流程、培养项目管理人力资源、建立项目管理信息系统、对具体项目提供管理指导、帮助组织开展多项目管理等，以此确保项目成功率的提高和组织战略的有效贯彻执行。

二、项目管理办公室建设存在问题及失败原因

现在，许多企业在考虑建立项目管理办公室，或已经建立，但由于项目管理知识体系20世纪90年代末被引进中国，21世纪初才开始逐步建立，大部分项目管理办公室均处于摸索阶段，除少数大型规范化管理企业取得一定的成绩外，其余都没有取得预期的成效或以失败告终。

项目管理办公室建设存在的问题及其失败的原因主要有以下几个方面：

（一）项目管理办公室变成了一种官僚机构

有些企业用项目管理办公室来管制项目经理，而不是为他们提供项目管理的指导，项目管理办公室被当作管理层的政策制定机构，制定了许多以控制为目的的程序。

（二）项目管理办公室未获得管理层的足够支持

设立项目管理办公室、制订相关的项目管理流程，需投入大量的时间和资金，可能需要几年才能见成效，有人会排斥，对项目管理办公室的作用产生质疑，此时若得不到管理层的足够支持，项目管理办公室必然失败。

（三）项目管理办公室职责界定不清

企业设置了项目管理办公室而没有及时调整组织结构，项目管理办公室与原有的职能部门经常发生职责与权限划分不明的情况，影响项目管理办公室工作的正常开展。

（四）项目管理办公室人员配备不足

很多项目管理办公室的人员是由其他岗位转岗而来，缺乏项目管理知识体系和项目管理经验，还有些项目管理办公室人员兼职其他岗位的工作，不能全身心的投入项目管理办公室工作。

（五）没有赋予项目管理办公室主任相应的权限

项目管理办公室主任与其他职能部门经

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