基于PMO的企业项目管理组织结构的构建

时间：2019-02-13　　来源：《时代经贸(中旬刊)》作者：武汉大学经济与管理学院陈鹏

【摘要】在过去的40年间,项目管理经历了巨大的发展。面对众多的项目,企业对其进行集成化的管理成为了项目管理领域研究的热点,项目管理办公室应运而生。然而,新的管理模式必然需要有适应的组织结构相配合,这就要求我们从新的角度(PMO模式)对企业的组织结构进行构建。

【关键词】项目管理办公室企业组织结构

1.项目管理办公室的产生

企业内有组织的活动分为两类:一类是连续不断、周而复始的活动,人们称之为“作业”,它的运行规则是按照既定的规章制度简单的、重复性的运行,虽然在每次运行中可能会遇到新的问题需要解决,但只是少量的。另一类是临时性、一次性的活动,人们称之为“项目”(projects)。根据美国项目管理协会(PMI)的定义:项目是一种被承办的旨在创造某种特殊产品或服务的临时性努力。而项目管理则是在项目活动中运用一系列的知识、技能、工具和技术,以满足或超过相关利益者对项目的要求而进行的活动。

尽管项目管理被赋予科学的含义才短短四十年,作为一种先进的管理思想与方法,它已在实践中显示出强大的生命力。由于消费者需求的个性化增强、技术更新换代的提速、以及企业间竞争的加剧,直接导致了产品的多样化程度大大增加,产品的生命周期大幅度缩短,以及企业对市场信息的反应速度也必须更加的迅捷。在这样的背景下,一个企业动辄有十几个项目在同时运作已经成为一种常态;然而,企业的资源往往是有限的,如何对这些项目的重要程度进行正确的甄别,并把有限的资源在这些项目间进行合理的分配,取得和公司战略要求最相符合的绩效,便成为了一个亟待解决的问题。

正是出于这种对项目进行集成化、系统化管理的迫切需要,项目管理办公室(Project Management Office,PMO)应运而生,并且成为近年来学术研究以及企业实践的热点。

2.PMO的定义及其职能

由于对PMO的研究与实践尚且处在不断的发展之中,国外不同的组织对PMO的概念有不同的定义和理解。PMI把PMO定义为:PMO就是为创造和监督整个管理系统而负责的组织元素,这个管理系统是为项目管理行为的有效实施和为最大程度达到组织目标而存在的。美国Gartner公司认为PMO是一个组织为了集成所有的项目经验而设计的一个共享资源,这种资源可以为组织的各个部分服务。笔者认为,PMO是一个企业的内部管理组织,它可以计划和评价一个项目和项目群,并从本质上加强项目和项目群的控制和管理,与企业内部和业务部门沟通协调,确保项目获得足够的资源、实现既定的目标并实现与企业战略目标的协同,确保企业向项目型的成功过度。

项目管理办公室作为组织内部的一个共享部门,其发展历程是一个不断改进的进程,其形式对于它在组织中的职能将产生很大的影响:

2.1第一阶段支持式PMO

在这种形式中,PMO作为项目管理制度和项目最佳实践的收集者,将这些信息形成知识库,供项目经理使用;为项目设计、管理、报告提供一套方便的工具和方法,但它不参与到项目的具体实施和控制中,也不为项目实施提供更深层次的支持服务;是作为项目的支持者和部分项目战略决策者的角色出现的。

2.2第二阶段标准PMO

它是支持式PMO的延伸,在这种形式中,PMO是一个持久的部门,有固定的员工。除了提供知识库外,还为项目经理提供培训和教育;开始负责一部分项目监督工作并管理高级别项目检查与报告;采取一些主动的行为来共享一些跨职能部门的项目管理实践,加强他们之间的沟通;开始尝试实行多项目管理,但通常没有能力进行决策建议。

2.3第三阶段管理式PMO

管理式PMO是最持久和稳定的组织,它作为监控项目的内部顾问,拥有一些权威人士来评价、批准和监控企业的项目实施。此时,PMO的职能最全面,对于企业项目管理的影响也越大。企业中所有的项目都将被PMO直接管理和监控,甚至有时所有的项目经理都是共享的,PMO会根据企业项目的需要,将项目经理分配到项目中去。

在这种形式中,PMO对企业所有的项目进行管理,包括:评定项目范围、分配项目资源、核实项目进度、费用、风险等。项目管理办公室还进行高层次的项目群管理,根据企业的目标、资源状况、收益预期等条件有效选择项目等。

类似的,Gerard的PMO成熟度模型也能很好的解释和展示PMO在职能上的这种渐进发展关系,是目前最流行的PMO成熟度模型。如图1所示所示:

3.构建基于PMO的项目组织结构

综上所述,PMO是为了满足企业

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