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专访爱奇艺 PMO Elva:谈高效运作和风险管理

时间:2020-04-17   来源:爱奇艺技术产品团队 技术产品团队
前言
面对工作中的挑战不畏困难,敢于实践,积极探索提升项目交付效能之路。“怀最好的希望,做最坏的打算。”这是指导她从事项目管理工作的秘密法宝。曾经从事研发工作出身的她机缘巧合投身项目管理,却因此找到了真正热爱的道路。在爱奇艺三年之中,服务公司各大专项项目的同时,日常的并行项目将近100多个,她与PMO团队一路走来,披荆斩棘,收获与挑战并存。
▌结缘PMO:不懂技术的PMO,不是好Manager
【采访嘉宾】Elva  
技术出身的她做项目管理源于一个巧合,同时被项目管理从大处着眼、与各团队之间灵活沟通的成就感深深吸引,善于沟通的天分也在项目管理中得到了施展,善于理解他人的能力让她在工作中如鱼得水。而之前在技术领域积累的经验和知识,更为她在项目管理中的实践锦上添花。这些让她开始明白,项目管理就是真正属于自己的那条道路。
▌聚焦价值交付和提升效能的项目管理
PMO就像一支乐队的台上指挥, 根据项目目标协调各相关角色职能, 并根据计划、进展和风险情况及时调整节奏, 以保证最终大家齐心协力演奏出优美的乐章。PMO,Project Management Office的缩写,然而每个公司对其的职能有着不同的定位,通常来说是为了提高组织管理成熟度、确保及提高项目效能而设立的部门。
PMO它和组织架构的关系更加密切,而爱奇艺的PMO团队有自己独特的职能,主要包括如下两大职能:
•  推进公司战略落地:规范项目管理流程,建立项目管理体系,用专业的方法对产品全生命周期进行有效管控。确保大型复杂项目按时保质落地,并整合项目集信息,更聚焦价值,为公司决策提供支持。
•  提升项目交付效能:在实践中不断探索和优化项目管理方法,并通过构建或整合公司级工具、流程、方法等提升业务持续快速交付有效价值的能力。促进项目管理赋能,提供培训和支持提升公司级项目管理水平。
爱奇艺的PMO团队大大小小服务的项目已数不胜数,从基础架构、后台服务、产品、再到面向用户的四端等常规约并行100+项目。除此之外,他们还承接了很多大型综艺活动,其中有很多耳熟能详的节目,像乐队的夏天、偶像练习生等,还有重点直播项目,例如在2020年春节爱奇艺PMO团队就支持了14场春晚直播和4场元宵直播。他们服务的项目越多,越需要考虑到如何服务公司的战略落地,如何站在公司角度综合考虑项目的情况统筹安排推进众多项目,以确保工作的及时性和高效性。
▌拥抱新挑战,转型破难关
经过PMO的服务和指导过的项目完成后常常能收到不少好评,Elva在获得成就感的同时,也渐渐意识到还有新的挑战在等候着他们。
随着公司业务的不断壮大,如何提高项目吞吐率、提升项目交付效能是当前Elva团队最大的挑战。她努力的方向是让自己的团队做一些项目管理模式转型、更多通用工具的支持以及项目管理赋能,以确保在人力维持现状的情况下承接更多的项目并提升交付成功率。根据项目的不同种类(如产研类/非产研类,版本迭代/非版本迭代等)因地制宜灵活采用不同的项目管理方式,如标准Scrum敏捷迭代、Kanban持续交付、裁剪版Scrum、瀑布项目管理等,并且根据项目复杂度和项目管理难易度分别采用深度参与、浅度参与、提供支持搭建自组织团队等进行项目管理赋能,有效地提升项目集吞吐率。
在推进项目的同时总结最佳实践和通用流程,提升项目交付效能。以直播类项目为例,直播涉及团队众多, 时效性很强,影响面大,需要快速协调各个团队分工协作共同完成。通过有效对直播节目分级和流程优化,分别从项目立项、方案规划,  任务拆分、需求上线、风险管理、功能预演、灾备预演、直播监控、数据分析等各个环节进行把控,有效地保障了尖叫之夜、爱奇艺世界大会、国庆阅兵, 春晚直播等多场大型直播节目的顺利进行。
▌无畏困难 不断前行
“怀最好的希望,做最坏的打算。永远怀抱最好的希望, 相信办法总比困难多, 不畏惧,不放弃,无论结局如何,只要努力了就没有遗憾。
在项目管理过程中也是如此,设置项目目标提出最好的希望,通过各种专业项目管理方法进行总体规划、协调、推进。在范围、进度、成本和质量等维度寻求最佳平衡点,同时根据风险的具体情况做好应对措施,提升产品交付的成功率,降低最坏情况发生的概率。
高效的项目管理团队与科学的管理方法体系密不可分,一个项目从启动、规划、执行、监控、收尾这几个个阶段,Elva与她的PMO团队建立了完善的工作流程体系来帮助整个项目把控其风险、进度、成本、质量各个环节,以确保项目按时保质地去做交付。
在Elva眼中,专业、大局观、积极主动不畏是项目经理最根本的精神和品质,更重要的是要有敏捷的意识,并且把敏捷的思想应用到工作当中,如何提高效率贡献更多,如果有效补位,如何提升虚拟项目凝聚力等。
基于这一思考,Elva和她的团队梳理通用流程并有效的进行了推广,如APP上架流程规范、独立APP首发流程、需求上线流程等,并且推动流程工具化实现,最大限度地降低风险,把整个审批的环节做到可视化,形成了一套成熟的上线流程和规范,已经对接的业务无论APP发版还是需求上线都会全流程可视化,降低沟通成本,从而赋能项目并提升效能,她们还在继续推广中,希望让更多业务对接进来。
▌后记:身体和灵魂总有个在路上
项目管理作为一份综合性很强的工作,往往需要更出色的员工去把控。Elva坦言,他们的团队成员的综合素养要求非常高,既要有过硬的技术本领,又要有专业的项目管理知识储备、高效的执行力、抗压能力、大局观、跨部门协调沟通能力、应对技术变化快速的学习能力、知识的迁移能力等等,这些都是PMO的核心竞争力,事实上不管是什么岗位,都需要找到自己的核心竞争力,然后不断的去强化去突破。
在Elva眼里读书一种放松,也是一个不断丰富自己的过程。她将自身不断学习和丰富自己的品质也带到了自己的团队里,团队成员会定期分享项目管理的知识和一些实战的经验。除此之外,他们还会调研一些业界的的实战经验定期与大家交流,让她和她的团队不断前行。
▌文末福利:
希望大家能带着项目管理这样的思维指导我们拆解生活中的问题,有条不紊的加以解决,也能为我们腾出更多的空闲时间娱乐、放松、丰富自我,在工作与生活中收获更大的满足。Elva老师给大家推荐心理学和社会学相关的值得读系列书单,这里分享给大家,希望能与大家不断前行:《乌合之众》《非暴力沟通》《心理学与生活》《人类简史》《组织行为学》《人月神话》《习惯的力量》《高效能人士的七个习惯》。
 
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