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PMO心好累?看马蜂窝如何用系统驱动项目管理

时间:2020-05-07   来源:马蜂窝技术 孙海燕、王丹
「天下武功,唯快不破」,这句话用在互联网世界里格外适合。互联网产品模式讲求快速迭代、小步快跑,业务和协同团队的快速变化是常态。
然而,要想真正在一个研发周期内每个需求执行不失控、成本和风险能控制、项目质量有保障,除了产品写需求文档、开发写代码改 BUG、测试写用例和 BUG 汇报验证外,通常还有很多非常重要而细碎的事情要做,比如:项目经理创建需求沟通群、组织站会、产品经理编写上线周知通知运营和客服人员等,其中有些工作是重复的,需求相关的信息也比较多,通常散落在各个地方后期难以查找。
对于 PMO 和开发组长而言,则需要在多需求并行的情况下快速地发现某些高风险需求并重点关注和推进。如何提升需求执行效率和降低并行需求管理成本呢?本文将分享马蜂窝交酒 PMO 团队是如何通过用自研 的 PMO 系统驱动过程管理的方式,来降低项目管理的人力成本。
Part.1背景介绍
马蜂窝大交通和酒店研发团队采用双周 PK 和双周迭代模式。为了助力高效、透明的研发流程,团队成立初期就确立了使用工具来进行研发项目全周期管理的方式。通过对比后最终选择了 TAPD 作为产研流程的管理工具,主要是因为 TAPD 具有配置和操作简便、支持移动办公、项目间隔离性强等优势。
1.1 需求状态和分类
需求分为三类:日常、项目和线上问题。目前主要使用 TAPD 的「需求」功能管理需求,「迭代」功能管理迭代,日常类需求的迭代周期为 2 周,项目类需求的迭代周期为 4 周。
日常和项目需求的状态均有以下九种:

图 1:需求状态
1.2 PMO 的日常
1. 组织项目实施
线下的研发流程其实是个很庞大的矩阵图,横轴为需求的 9 种阶段,纵轴为 5 种不同角色——项目经理(PM)、产品经理、开发、测试、PMO,矩阵图明确地规定了对于一个需求而言不同角色在不同阶段应该做的事情。在需求处于不同状态时,5 种不同角色都有很多细碎的事情要做,比如:
准备阶段:「待实施」状态时,PM 需要为需求相关人员组建企业微信群,实现信息及时互通。
开发阶段:进入到「开发中」后,PM 需要每天组织站会并发送站会纪要到需求的企业微信群。
测试阶段:到「测试中」以后,测试需要每天发送测试日报到企业微信群。
上线后:需求状态转为「已上线」后,产品经理需要发送上线周知邮件;转到「线上效果跟进」,产品经理需要发送线上效果跟进邮件。
这些事情中有很多是重复性很强的工作,比如拉微信群等。上述这些不同的信息也会因产生的时间不同、同步的方式不同而非常分散,有的通过邮件,有的是微信群,后期查找起来非常困难。
2. 项目质量控制
对于 PMO、开发经理和开发总监而言,同时需要管控多个并行需求的实施质量,就需要能快速地获取到项目执行中的风险,比如:
每天有哪些项目未通过站会沟通,需要逐个在企业微信群查找并与 TAPD 中的需求做对比。
有哪些需求发生延期提测或者延期上线,需要逐个在 TAPD 中查找项目的提测和上线状态,非常繁琐而且容易遗漏。
除了需求的落地和多个需求并行管控外,每周产品经理们都需要向上级汇报本周的需求上线情况,每周每个业务线都有需求上线。多业务线和多负责人使得周报收集和汇总的工作量非常大,有时候难免会有些内容遗漏,也不能保证在固定时间发送。
1.3 PMO 系统设计目标
基于上述在需求管理、风险控制和日常工作中存在的一些问题,交酒 PMO 团队规划并实现了 PMO 系统,以期高效实现需求从实施到上线的全过程管理。PMO 系统的主要目标和定位如下:
信息全部需求相关信息统一在 TAPD 中录入和管理,包括站会纪要、测试日报、上线周知等。
支持多业务线,不同业务线的迭代开始时间和迭代周期、不同业务线对应的邮件组、企业微信群均可配置。
流程提效,包括自动创建企业微信群,从 TAPD 中查询站会纪要、测试日报等信息并发送到企业微信群,从 TAPD 中查询上线周知信息并自动发送邮件等。
并行需求管理和风险管控。
知识沉淀和管理,包括流程文档、PM 知识分享等。
向上汇报,多业务线的产品经理们在 TAPD 填写了不同需求的上线周知后,系统自动汇总本周全部上线的需求和上线周知,定时向业务总负责人发送周报。
Part.2主要功能及实现
2.1 整体设计
PMO 系统将过程管理与 PMO 理论相结合,基于 TAPD
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