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PMO心好累？看马蜂窝如何用系统驱动项目管理

时间：2020-05-07　　来源：马蜂窝技术孙海燕、王丹

目前共处理 6 类关键字：站会纪要（项目经理录入）、测试日报（测试人员录入）、测试总结（测试人员录入）、延期风险（项目经理录入）、上线周知（产品经理录入）和线上效果跟进（产品经理录入）。

需求状态转为「开发中」之后，由项目经理填写站会纪要到需求评论中，PMO 系统每天上午自动发送站会纪要消息；需求状态转为「测试中」后，由测试人员填写测试日报，每晚自动发送「测试日报」；需求状态在「开发中」和「测试中」时，如果项目经理填写了「延期风险」，自动发送延期风险邮件；需求状态转为「已上线」后，由产品经理填写上线周知到需求评论中，PMO 系统自动发送上线周知邮件。

图 11: 信息的收集和处理

(3) 自动提示项目进度

一个需求评审结束的技术方案设计完毕后，开发和测试需要在 Wiki 文档和 TAPD 中利用任务功能进行排期，之后 PM 需要把排期表格拷贝到邮件中，给相关人员发送邮件。拷贝的过程是重复且耗时的。基于这些问题，PMO 系统通过 TAPD 中需求的状态流转实现了自动发送 Kick Off 邮件、提测邮件、超时控制消息等。这类需求的流程图如下图所示：

图 12: 需求状态变更和风险控制

当需求转为「开发中」，PMO 系统自动拉取该需求的各任务排期并发送 Kick Off 邮件，如果排期超迭代周期了，则需要走专门的审核流程。需求转到「测试中」，PMO 系统会自动发送提测邮件。

图 13: kick off 邮件示例

当需求未按时提测或者未按时上线时，PMO 系统会发送延期提测和延期上线消息到需求群和双周 PK 群；当任务未按时完成时，PMO 系统会发送超时未完成消息到需求群和双周 PK 群，方便 PM 和 TL 进行风险控制和有针对性的处理。如果需求上线 2 周后未填写「线上效果跟进」，PMO 系统会发送超时未跟进线上效果消息到需求群和双周 PK 群，提醒产品经理跟进线上效果。

图 14: 超时提醒

2.2.2 向上管理

为了节约产品经理在周末再次汇总和编辑本周上线内容，以及协调不同业务线产品经理编写周报时间的工作，PMO 系统每周五晚 6 点拉取本周上线的不同业务线的全部需求和每个需求的上线周知内容，给业务负责人发邮件汇报本周的需求进度和每个需求上线的效果。

图 15：上线汇总

2.2.3 数据统计

有人经常会问 PK 会议时一个迭代究竟接多少需求合适？研发 TL 在制定 KPI 目标时也经常会关注从需求实施效率角度看，当前需要几人日能完成一个项目类需求，日后目标是减少为多少人日完成一个同等规模的项目类需求？PMO 系统支持项目类需求按迭代、季度进行统计，给总监级别人员做决策时提供数据支撑。

图 16: 数据统计

2.2.4 知识沉淀和管理

团队里经常会有新鲜血液加入，PMO 对全员进行流程宣讲的频率还是比较低的，因此 PMO 系统里加入了一些项目流程的基本知识，方便新人熟悉流程和加速流程落地。

图 17: 知识沉淀

2.3 实现效果

PMO 系统分为 3 期，已全部上线。总结来看，截至目前实现的主要效果有：

信息统一汇总到 TAPD 后，所有人员可以方便地在 TAPD 查询需求相关的一切信息，包括评论、站会纪要、测试日报、测试报告、上线周知、线上效果等。

PMO 系统提炼了全部需求的风险并发送到微信群，辅助 PMO 和管理人员重点关注某些高风险需求。

自动发送 Kick Off 邮件、提测邮件、站会纪要，并汇总和提示需求、任务延期风险，可以节约 PM 大量的时间。

自动汇总本周所有上线的所有需求和上线周知并发送周报给总业务负责人，节约了产品经理大量的编写周报时间。

帮助开发人员自动发送提测邮件，帮助测试人员自动发送测试日报和测试报告。

知识沉淀功能帮助 PM 和新人尽快的熟悉流程和相互学习。

Part.3 未来规划

通过 PMO 系统的应用，高效实现了需求从实施到上线全过程管理，盘活资源，实现项目增效。伴随着 PMO 系统的运行和推广，我们也在收集用户反馈并进行系统优化。与此同时，DevOps 系统也已经开发完毕并在交通业务落地。DevOps 系统覆盖了需求的从开发中到已上线的 4 个状态：

目前，对于延期提测或延期上线风险预警的依据主要来自对「实际时间」和「预测时间」之间的对比，其中「实际提测时间」、「实际上线时间」等信息是通过 PM 手动维护 TAPD 状态变更之后填写。后续 DevOps 系统将和 TAPD 打通，例如开发在 DevOps 系统中流转为「已提测」或者「

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