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PMO心好累？看马蜂窝如何用系统驱动项目管理

时间：2020-05-07　　来源：马蜂窝技术孙海燕、王丹

的 API 和企业微信 API 获取远端数据进行项目的数据扩展，可以同时支持多业务线的项目过程管理。

PMO 系统的核心就是进行关键信息的收集和高效的处理。具体来说，每个业务线在项目实施的不同阶段，都会通过创建企业微信群的方式实现实时的沟通和管理。通常来说分为如下几类：

短期群——需求企业微信群：该需求变为「待实施」后创建，需求上线一定时间后群可以解散；群成员包括该需求的产品经理和产品组长、开发人员和开发组长、测试人员和组长、研发总监；后面简称为「需求群」。

长期群——双周 PK 企业微信群：该业务线参加 PK 会议的全部开发组长和全部产品；后面简称为「双周 PK 群」。

另外，我们将每个业务线的邮件组分为研发组和产品组两个大组。

所有需求相关信息都由需求相关人员录入到 TAPD 中，PMO 系统自动从 TAPD 中拉取信息并做处理。

PMO 系统主要分为数据收集和数据处理两个部分，整体流程图如下：

图 2：PMO 系统流程图

2.2 主要功能实现

PMO 系统实现的功能主要包括：

1.对实施过程进行管理和风险控制，实现迭代管理和需求管理

2.向上管理，拉取一定周期内多业务线上线的需求，并定时给业务负责人发送周报

3.数据支持，按项目、迭代、季度、人的维度进行工时统计

4.知识沉淀和管理，包括流程文档、PM 知识分享等

下面我们来看具体的实现方式。

2.2.1 实施过程管理

对实施过程的管理主要分为迭代管理和需求管理。迭代管理主要是帮助 PMO 和管理人员进行并行需求管理和风险控制，需求管理则聚焦对需求实施流程进行提效。

1. 迭代管理

(1) 需求 PK 前后信息汇总

刚刚实行 PK 会议的时候，有些参与 PK 的需求录入到 TAPD 的时间很晚，与会人员对参加 PK 的需求不是很了解，产品人员花费了很多时间在 PK 会议中讲需求，最长的一次 PK 会议甚至开了 3 个小时。

为了解决这个问题，PMO 系统采用开启数据收集定时任务的方式，通过 TAPD API 统一获取待 PK 类型的需求，并在 PK 前一天下午固定时间发送到「待 PK」需求列表，帮助参与 PK 会议的开发、测试人员尽早了解这些需求，提升 PK 会议的效率。并且规定超过固定时间未录入到 TAPD 的需求不参加 PK 会议，侧面促进产品人员早日明确自己的需求。

图 3:「待 PK」需求消息发送流程图

图 4: 发送「待 PK」需求列表消息示例

PK 会议召开完毕后，当晚 8 点 PMO 系统会获取最新日常和项目迭代的待实施需求信息，并发送「待实施」需求汇总消息到「双周 PK 群」，发送格式为「需求名称|产品经理姓名|优先级」。

两次 PK 会议之间除了待实施需求、偶发性的特殊需求和线上问题修复之外，不接受其他需求。

图 5:「待实施」需求消息发送流程图

图 6:发送「待 PK」需求列表消息示例

(2) 进行中迭代需求进度汇总

之前当并行需求较多时，想了解整体执行情况需要挨个查看 TAPD 中的需求和任务执行情况并与计划时间做对比，这个过程比较耗时。因此每周五晚 6 点 PMO 系统针对不同业务线的进行中迭代的需求进度、延期情况发送邮件到该业务线的研发组&产品组，并发送消息到该业务线的「双周 PK 群」。协助 PMO 和管理人员快速识别风险并进行重点推进。

图 7:需求进度汇总流程图

图 8:每周需求进度汇总消息

图 9:每周需求进度汇总邮件

2. 需求管理

主要有以下三类功能：

自动创建企业微信群

自动同步消息和邮件

自动提示项目进度

下面详细介绍。

(1) 自动创建企业微信群

双周 PK 通过后，PMO 系统调用企业微信 API，自动为每个待实施的需求创建企业微信群，更改群名称为需求名称-PM XX-PD YY，节约 PM 创建微信群和邀请人员加入的时间；需求状态转为「开发中」后，自动更改群名称，增加预计提测时间和预计上线时间。

图 10: 微信群示意

(2) 自动发送消息和邮件

PMO 系统可以通过定时扫描需求的评论和识别评论中的关键字自动发送站会纪要消息、延期风险邮件、上线周知邮件、测试日报和测试报告消息等。

为了让需求相关的信息全部都统一放置在 TAPD 中方便后期查询，并对一些操作进行自动化处理，PMO 系统定义了一些需求评论的模版，相关人员把所有需求相关的信息均按模版填写评论，PMO 系统的数据收集定时任务每隔 15 分钟扫描一次需求评论，识别模版中的关键字后，执行各类消息和邮件的发送。

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