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高效运作PMO头脑风暴：PMO部门经理刘静的烦恼

时间：2020-08-19　　来源：许江林视角许江林

似的问题，我也是PMO的，我们要求项目团队每月向公司的项目数据库中同步项目文档，有的项目团队很认真，有的根本不理会，有的只是应付差事，上传的文档不完整，也不是最新版本。

C：我觉得这件事情PMO是否也有一定的责任，是不是没有给项目经理提供项目报告的模板？（刘静说：提供了。）也许你们提供了，因为PMO一般很善于提供模板。可能PMO提供的模板太复杂，让人一看就头疼，实际填写起来又需要花费太多的时间。

D：我觉得报告的简洁很关键，一份高效的报告应该只提供有用的信息。我是项目经理，我们公司的PMO也要求我们提供月度报告，报告模板是PMO定的，是一份word文件，一共有5页长，其中还嵌入了9个Excel文件。报告中有很多内容是重复的，比如：项目基本信息、项目合同信息、项目团队组织结构、项目客户信息等。这些信息在项目实施过程中基本不变，但是每次的月报都需要再填写一遍，当然也可以拷贝粘贴，但即使这样也很麻烦，况且这些信息和项目进展情况又没有太大的关系，所以项目经理对月报的感觉都很差，有的项目经理曾经说，愿意出200元雇一个人替他完成这份令人头疼并且让人心烦的报告，当然最终还是我们自己填报了，但也是应付差事。

E：我觉得如果有项目管理信息系统，整个情况会好一些。PMO可以随时从信息系统中抓取你需要的数据。

F：有了信息系统，也会遇到问题。并不是每个项目经理都能及时往信息系统中输入项目进展信息，尤其像刘静的公司，项目经理都那么忙，他们没有时间填写报告，你认为他们会有时间往PMIS中输入信息吗？

G：目前最简单的做法是，从公司级别出台一项制度，强行规定项目经理必须按照PMO的要求提供项目报告，如果做不到这一点，就下岗。

H：采用表扬和奖励的方式可能会好一些。建议在刘静的公司中，把扣奖金改为发奖金。项目经理本来的项目奖金不变，如果能够按时按要求提交项目绩效报告，那么PMO再给他另发1000元的奖金。

I：一份报告1000元，好价格！要我是项目经理，肯定写，不仅写自己的，还可以替别人写。（众笑）。我觉得可以把项目经理提交项目报告这项工作作为项目经理晋级、提拔和年底绩效考评的依据，项目经理的年度绩效考评由部门确定80%，由PMO确定20%。

J：我想提出的是这份报告到底有没有用。从总经理和刘静的角度来看，项目报告毫无疑问是有用的。领导不希望被蒙在鼓里，他希望知道项目进展如何、项目团队都在做些什么，而且还希望从第三方刘静这里得到更加客观的信息。但是，从项目团队和项目经理以及职能经理的角度看，这份报告是没有用的，只能增加他们的工作量。所以，我建议刘静考虑，这份报告可以给项目经理带来什么好处。

K：我认为这份报告的作用非常大。每个项目团队都很忙，而且持续很忙，这不是一种正常现象，PMO和公司领导应该查清原因，采取整改措施。如果没有报告，就无法查清原因；不知道原因，就无法整改，这就形成了一种恶性循环。所以，我觉得目前项目实施过程是不透明的，对于项目干系人来说，是一个黑盒，而且我认为黑盒里面一定藏匿很多问题，黑盒本身就是一个巨大的问题。

L：我认为激励很重要。我记得看过一本书，书上说：在没有激励的情况下，一个人只能发挥其能力的20%；在有激励的情况下，可以发挥80%；因此，如果有适当的激励，我认为项目经理可以找出时间完成这份报告。

M：我觉得这个问题可以从主观和客观两个方面来分析。一个是项目经理愿不愿意写报告，这是他们的主观能动性问题，激励和表扬的方式也许能够解决这一问题。但是，还有一个客观的问题，就是这些项目经理太忙了，他们有太多的工作要做。一边是为客户实施项目工作，一边是为公司内部编写项目报告。当这两项工作发生时间冲突时，他们选择做客户工作，我认为是非常正确，无可挑剔的，不论从客户的角度还是从公司的角度看，都很正确。反过来，如果项目经理们不忙，他们是可以提交项目报告的。所以，首先解决的是项目经理太忙的问题。我也认为忙碌不是一种好现象，它背后隐藏的问题可能有这么几个：

第一、整个项目团队的技术能力不够，技术不仅是一个‘会不会’的问题，还包括‘好不好’、‘快不快’的问题；

第二、工作管理上存在问题，眉毛胡子

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