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高效运作PMO头脑风暴：PMO部门经理刘静的烦恼

时间：2020-08-19　　来源：许江林视角许江林

以下是我们以前举办的PMO研讨会中的头脑风暴活动摘录，供大家参考。

头脑风暴主题：以刘静介绍的案例为背景，讨论PMO和项目实施部门之间的协作关系。

参与人员：十余位来自不同行业的项目管理从业者，其中，刘静来自一家IT公司，她是该公司PMO的经理。

主持人（讲师兼任）：刘静他们公司的PMO在和实施部门的配合过程中遇到了一些困难，我们也经常听到其他一些组织包括政府部门、企事业单位的PMO也提出过类似的问题。下面，我们首先请刘静介绍案例，之后，请各位项目管理同行畅所欲言、群策群力，提出自己的看法和建议，或者分享以往处理类似问题时的一些经验教训，希望这次讨论能对解决刘静他们公司的问题有所帮助，也对大家日后的项目管理工作有所启发。

刘静：我是公司PMO部门的经理，我们公司的PMO应该属于组织级PMO，大屏幕上显示的是我们公司的组织结构图，我直接向总经理报告。我们公司目前大约有400多位员工，主要为客户提供IT解决方案。每个部门负责一个产品线，包括从售前支持、售后实施到运行维护的整个生命周期。

我们公司的PMO成立已经有两年多，一共有三位成员，所担负的职责不是太多。总经理对我们的主要要求是希望我们定期收集公司所有项目的进展信息，然后向总经理提交项目整体情况报告。

这项工作看上去不难，但是在实施过程中却遇到了不少麻烦，目前我们公司所有的项目经理都归各职能部门直接管辖，对项目经理绩效的考评当然也是由所在的部门经理负责。我们在收集项目报告的过程中，要求项目经理按照我们要求的格式按时提交项目绩效报告，这无疑给项目经理增添了额外的工作负担，因此，目前项目经理对我们的工作很不配合。

当然，他们不配合的现象背后也是有一些理由的。在我们公司，我们都调侃项目经理是‘万金油’，每个项目的进度要求都很紧张，项目中哪里缺人手，项目经理就顶到哪里。有时，项目经理还同时担任技术架构设计师的角色，有的时候甚至担当程序员和测试人员，因此他们的工作负荷非常饱满，经常需要加班。当我们要求项目经理提交项目报告时，很多项目经理都说：“我们现在干‘正事’还来不及，哪有工夫填写这些‘没用的表格’。”

就这事，我们和负责产品线的部门经理进行过沟通，但是效果并不理想。部门经理说：“他们说的没错，他们确实很忙，公司人手紧张，客户对项目的进度要求又很紧迫，项目团队经常加班，确实没有时间填那些表格。等他们忙过这一阵，我让他们给你填。”大家都知道，部门经理的答复只是一个说辞，项目经理永远也找不到不忙的、可以编写项目报告的时间。

由于无法得到部门经理的支持，我们决定和总经理进行沟通。PMO是总经理启动的，而且总经理确实希望了解项目的整体动态，所以对于我们的工作非常支持。为了解决问题，总经理授权我们部门掌握每个项目经理1000元的月度奖金。如果项目经理不能按时提交报告，我们就有权通知薪酬部门扣掉该项目经理当月的1000元奖金。

但是，有一次当我们真的扣掉一位项目经理的奖金后，他的部门经理马上就找来了，“一个忙成这样的人，一个为了公司无私奉献的人，你们竟然要扣他的奖金，你们还讲不讲道理？”

这就是我们目前的情况，由于项目实施部门不配合，我们PMO的工作基本无法展开。由于无法提供有效的项目整体报告，总经理认为我们工作不力，对我们流露出了失望的情绪。所以，在此介绍了我们的情况，也希望各位能给我们支个招。

主持人：刘静刚才介绍了他们公司PMO遇到的一些困难。如果大家对这个案例的内容还有什么疑问可以提出来，我们请刘静再做补充。（答疑过程略）。如果没有疑问，就请大家结合自己的工作经验，为刘静‘支招’，或者自由地提出自己的想法、看法、观点、意见或建议。总之，请大家畅所欲言，你的发言肯定会对问题的解决有直接或者间接的帮助。

（以下是与会成员的发言记录，人员姓名用阿拉伯字母代替）

A：我觉得需要召开一个动员会议，由公司总经理主持，说明完成这项工作的重要意义，通过这次会议也让部门经理和项目经理明白这项工作确实是总经理提出来的，而且总经理对此工作非常重视。

B：我暂时没有想出好的办法。在我们公司也存在着类

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