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PMO建立的过程和工作开展方法研究--《PMO论文集2016》

2018-10-16        来源:《PMO论文集2016》       点击:
       摘要:企业的发展带来了多项目管理的问题,尤其在面对跨职能部门项目,职能部门林立,企业的管理层无法快速、动态、便捷的获取信息,PMO的成立能有效的推进解决这些问题,文章研究了企业发展的一般规律和建立过程思路,可以给暂未建立PMO以及已有类似PMO的企业提供一个借鉴。
 
        企业发展到一定程度,项目管理信息存在孤岛,企业管理层无法快速获取信息。项目信息散布于各职能单位各环节,形成了信息孤岛。项目信息基本是按职能呈条块分布,多采用人工收集整理汇报的方式,但项目详细信息不能实时透明的呈现。信息孤岛不仅增加了沟通成本,更重要的是它给群项目高效运作、决策带来很大阻碍和困难。
 
       其次是项目无法有效地提供跨部门、跨系统的综合性管理,项目各类问题不能形成有价值的闭环管理,局部的推动又发挥不了整体辐射效应,因此,支撑项目整体推进意义重大。
 
       要逐步改变,就要先从整合项目管理,建立真正的PMO入手。PMO不仅成为企业实施和管理项目的关键,也成为企业实现企业项目管理的平台。其目标是在企业范围内领导项目管理持续改进,借助PMO推进组织变革,从而使组织更有效地进行项目管理。
 
       PMO是项目管理办公室的英文缩写,PMO通过对项目、项目集和项目组合的集中管控,追求组织中所有项目的成功,从而帮助组织实现战略目标。PMO的作用主要体现在三个方面:
 
      (1)确保通过以项目为导向,达到组织级的战略实现;
      (2)推动资源平衡以及资源使用的性价比最高;
      (3)推动企业项目文化和项目化的发展,提高企业项目管理成熟度。
 
        不同的组织对PMO的职能要求不完全相同。初级的PMO只能对项目团队提供单向的支持,比如提供工具模板、组织培训等,主要起到协助作用。高级的PMO则直接对项目结果负责,体现为:监控项目实施,对共性问题进行分析解决,推动和督促项目团队推进项目进度,通过关口管理保证项目有效性并遴选有价值项目,项目后评价等,主要起到主导作用。
 
       对于PMO该如何定位,并怎么样发挥作用,以下为几点见解。
 
       1、PMO建立的总体组织框架及人员构成
 
       为了有效的推动项目开展,保证层级渗透合理,必须同步开始考虑,企业级PMO和部门级PMO的同步建立,并能形成清晰职责划分,并形成互动。
 
      PMO采取两个思路进行人员安排,一是驻各核心职能单位的PMO专员,二是PMO机关人员。具体见下文:
 
      (1)职能单位专员
 
      PMO专员深入一线,保证对职能单位信息掌握的及时性,可以将企业项目管理要求进行无缝传达。
 
      (2)PMO机关人员
 
      可以依据产品线和业务线进行设置,保证对企业核心战略项目推进和项目管理总体体系的建立和推进、项目经理培养等。
 
       PMO对企业要求落实提供有力支持,并能提供决策支持,PMO建立的基本组织架构的思路见下,PMO就在一定程度上成为企业管理层落实要求,了解鲜项目信息的重要桥梁,相当于行使“秘书处”的作用。
 
        同时由于规避了各职能单位的信息壁垒,PMO将可以针对产品研发中的问题进行深入分析,并及时将改进策略提供给高层,对企业的决策提供有力支持。
 

图 1
 
        在建立PMO初期,为支撑组织架构,PMO需要两个重要角色:
    
      (1) 项目培训专员:
 
       具有丰富的项目管理经验,参与过多种类型项目的管理,精通全面的管理技巧,从而能灵活的为项目经理们提供全面指导。定期组织项目管理知识的普及培训,特别是技能培训,打好坚实的群众基础。
 
      (2) 项目分析专家:
 
       为了快速的巩固PMO的作用和地位,为后续的持续发展打下基础,在确保信息准确的基础上,项目分析专家通过搜集整理所有项目信息,将这些信息加以分类、汇编、整理发现共性问题,及时提供决策支持,发挥PMO的作用。
 
       2、PMO的工作职责
 
       PMO作为组织级项目管理的核心,它在企业产品开发中充当以下三种作用:
第一种作用:作为项目管理的支持者。主要为项目管理提供管理、行政支持、咨询顾问、培训和技术服务等支持服务。
 
       第二种作用:作为项目的控制者。对项目进行整体的监管和控制,包括:计划审批、资源分配、项目检查和分析等。
 
       第三种作用:作为项目规划的管理者。统筹产品开发的规划,制定整个企业的项目管理制度和构架项目管理的体系,包括为组织开发选用适用的项目管理方法论、流程和工具。具体如图2所示:
 
图2
 
      PMO需建立规划管理小组,对项目规划进行统筹管理,所有项目计划在实施前需要由PMO组织进行确定。包括年度项目计划、战略计划等。
 
       PMO在该阶段的主要任务是进行项目论证、选择和优先权的评价。部门自行组织项目粗论证后才能上报到PMO,然后由PMO进行系统的预论证。PMO为了保证资源的合理配置,特定义了项目的优先级别,按A级、B级、C级、D级的顺序递减。
 
       企业内常碰到问题就是资源问题,这也是项目管理存在的价值,同时这是难以在短期内解决的,PMO如果要对所有的项目都进行推进,就会都无法管理好,根据二八原则,企业只有20%才能真创造效益,这样实施项目分级制度就是很好的方法。将产品项目的级别分为A级、B级、C级、D级。如图3所示:
 

图3
 
       PMO集中资源对企业的A类项目进行重点推进,总体思路为:保证核心项目,其他B、C类不作为重点,交由职能单位管理。立项合同中进行项目级别明确,同时对A类的数量进行一定的控制,数量是一个区间,超过区间,必须暂停一些B类项目或者取消C类项目。
 
       A类项目是动态管理的,B级、C级项目由于涉及到企业的技术难题或是重点客户的重点项目,而使其优先权上升的情况出现。已经进入A类项目的也可以进行降级。
 
        由PMO牵头组织召开年度计划论证会,对项目立项的意义及综合收益评价;项目预计达成的目标,即交付物及其性能描述、预计的工期和项目的预算;为达成项目目标而制订的执行计划,项目的风险评估与应对措施等进行讨论。项目只有在论证会上获得半数以上专家的表决通过,才可以立项。
 
      3、PMO的核心工作
 
      ……
 
       温馨提示:关于此文的详细内容,请阅读《PMO论文集(2016)》中的“PMO建立的过程和工作开展方法研究”一文。
       
       本文作者介绍:
 
       曾伟强先生  珠海格力电器股份有限企业级PMO主任,十多年制造业项目管理经验,高级项目管理师,企业项目管理内训特聘高级讲师。作为实战派的项目管理从业人员,在群项目管理和项目信息化管理有自己独到的见解和方法,擅长PMO的建立和运作。参与或者负责了近百个研发项目的项目管理工作、在企业成功实施了项目化管理体系模式、建立了项目管理专员的任职体系、建立了一套完善的项目经理的培训体系课程、自主创立了项目管理信息系统(GMIS)。
 
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       关于论文集:
 
      《PMO论文集(2016)》是国内至今唯一一本PMO论文集专著,由企业管理出版社出版。购买PMO论文集可加编辑部(中国PMO大会组委会)QQ:511524637。
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