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您的企业适合拥有PMO吗?——《PMO论文集(2019)》(电子版)

时间:2020-04-13   来源:PMO评论特约作者 谢二菊
摘要:企业建立PMO(项目管理办公室)和PMO是否按照企业的要求产生价值是有本质区别的。首先,企业要为PMO设定清晰的目标,PMO通过分解目标,确定工作职责,然后开展工作;其次,PMO在企业中被管理层如何定位,决定了PMO开展工作的方式,高级别的定位和低级别的定位存在本质区别,最直接的项目经理对PMO认可程度就存在不同;PMO持续运转,定期或事件驱动产生了很多的成果,企业最高管理者是否关心这些成果直接决定了PMO存在的价值;PMO的投入主要是核心人员的投入,没有合适的人,工作无法推进,本质上PMO是否能介入运转的项目中是评价人员是否合适的标准,能不能介入项目也是PMO是否有价值的核心指标之一;PMO不可能立竿见影,是长期的,有步骤的,仅仅投入1~2年就希望看到重大成就比较困难,通常企业在2年开始放弃,放弃方式可能是形式上的(名存实亡)和本质上的(撤销组织)。
关键词:PMO 目标 定位 指示器
一个企业,规模发展到一定程度,从人员规模、项目数量、业务复杂度、项目模式、内部组织方式等多方面评估,可以确定是否需要组织级PMO帮助企业管理者关注、跟踪、管理、协助公司所有的项目,保证项目信息的通透、各管理者对项目状况了解的一致性、项目问题及时被发现和解决等,最终确保项目在预算范围内按照计划正常实施结束。
对于规模过小的企业,建立PMO的价值不大,毋须建立。
但是,不是所有的企业需要PMO就能拥有PMO,以下一些必要条件满足时,企业才能拥有PMO。
1. 建立PMO的目标是否清晰
1.1 目标的初解
很多企业发现项目问题频发,就开始组建PMO,简单地认为PMO是万能的,只要建立PMO,问题项目就消失了,公司所有项目就能正常运转。所以建立PMO的目标定义为——消除问题项目。
1.2 真实的目标
2005年我为公司建立PMO时,公司给PMO定义的目标是消除赤字项目,接到这个目标后,通过分析和访谈,发现公司目前控制项目成本的是中层管理者,并且他们认为由项目经理或PMO控制预算和成本不现实,PMO如何能实现该目标?
如何定义赤字项目,是第一个问题;如何减少或消除是第二个问题。我和公司最高管理者沟通目标,也提出了我的疑惑,很明显,目标是清晰的,只是运营方式的问题,是PMO自身需要解决的问题。公司同意大力支持PMO的工作。
1.3 目标的难度
消除问题项目目标太大太泛,所以这个目标是一个不可能完成的目标。可能有人认为公司给我的目标比较容易达成,不管成本的项目经理不是合格的项目经理,同样,不管成本的PMO不是合格的PMO,据我横向了解相关企业PMO状况,能参与项目成本管理的PMO凤毛麟角。为什么不管成本,原因体现在:关联组织过多(合同、财务、人力、质量等),协调困难,需要的数据过多(还有大量的保密数据),获取困难等等。
在建立PMO的过程中,我也多次同老板沟通,消灭赤字项目这个目标是否太高,我们的企业是否能实现,但老板坚持。为了说服最高管理者,我和某些熟悉的高级别的管理者和中层管理者进行了沟通,他们和我存在同样的疑惑,我们共同和最高管理者沟通,结果还是要求坚持。在后来的多次沟通中,最高管理者终于告知,对于以项目为基础的公司,每个项目的利润是有限的,存在赤字项目,意味着必须动用其他项目的利润弥补,公司的利润将大幅缩减,对公司的运转将造成直接影响,这个目标也是某大型国际软件公司的目标,是一个对企业真正适用的目标。
1.4 组织的帮助
2005年,PMO这个概念还不是很流行,从网络上能找到的帮助少之又少,为了帮助我们PMO理解目标和寻求PMO建立和运作的方法,公司最高管理者帮助寻找了很多线下的资源,对接了不少超大型软件公司(其中日本和欧美企业为主)的PMO,这些公司PMO创建时间有长有短,但建立的时间都不是很长,不过已经走过目标设置和初期建立阶段。公司最高管理者在沟通过程中亦参与其中,后来反思,所有沟通管理者都参与,对我们PMO既有好处又有坏处,好处是别的公司PMO如何建立和运作,管理者很清楚,坏处是别的公司经过“粉刷”的点,如果被管理者认可,对PMO的实施提升了难度。
1.5 目标的分解
一个公司每天同时运转上100个项目(100多个项目是我们建立PMO时的状况,后来企业同时运转的项目超过400个),几乎不可能实现0赤字项目。我们将目标实施分解,确定了赤字项目数和赤字总金额两个指标,通过对这两个指标的完成度确定目标的达成度。需要强调一点:目标清晰的另一个层面是目标可以分解,并可以定量化,否则对于PMO是灾害,PMO要求项目数据化可视化,自身目标还不能定量化,权威性直接受到质疑。
企业可以给PMO定义很高的目标,但一定要清晰,目标可能需要经过多年努力才能实现,企业要坚持,PMO在压力下也在坚持。
2. PMO定位是否准确
PMO明确的定位,可以帮助PMO确立在组织中的地位。
2.1 PMO现状
现在大部分企业的PMO都是信息收集组织,稍微好一些的参与部分项目的审查,但大部分企业对外宣称PMO监管项目。既然监管项目,首先要明确什么叫监管,组织的需求是什么,各关联角色的职责是什么,PMO需要完成哪些工作才实现了监管,为了完成这些工作,需要什么资
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