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您的企业适合拥有PMO吗?——《PMO论文集(2019)》(电子版)

时间:2020-04-13   来源:PMO评论特约作者 谢二菊
源支撑等,这些问题不清楚,定位也就不清晰,就更不准确。作为PMO的负责人,一定要和管理层将这些问题梳理清楚,能够形成规程或文件的,要文档化制度化。
2.2 PMO地位的发展过程
PMO需要在最高管理者的同意下,给自身一个定位,这个定位和你的目标要契合。当然,可以从低价值的工作开始实施,但每年需要有所提升,每年至少新增2件可以提升PMO价值的工作,当完成的工作越来越多,越容易被组织和项目认可,这样可以离定位越来越近,如果总是原地踏步,只做一些事务工作,永远不可能达成目标定位。
作为PMO负责人,在目标清晰时,可以梳理本身的定位,通常企业对某个组织的定位是完成或达成某些条件后定义的,不要异想天开地认为企业为什么没有给PMO足够高的定位,很多时候给了定位,给了权力,PMO是不知如何处置和行使权力的。
2.3 PMO在企业中的定位
PMO在企业中的定位如表1所示。
表1  PMO在企业中的定位
3. 最高管理者是否一直关注PMO成果
3.1 PMO是“一把手”工程
PMO原则上是谁需要谁建立,这是典型的“一把手”工程。PMO建立后,一定会产生很多的成果,显性的以文档和数据居多,隐性比显性的内容更多,但大多数是不可度量的或度量的难度较大,隐性的比显性的更有价值。比如,几乎所有的PMO都会收集项目数据,每个人都可以在权限范围内看到相应的数据,通过数据可以发现项目的状况,这也是各级管理者愿意看到的,简洁直观。但是,数据的真实性如何保障,真实的数据是否反映了项目的真实状态,这些都是PMO需要去了解和掌握的。这就诞生出两个关键点,最高管理者是否在关注,关注的内容是不是真实的。
3.2 关注与否的影响
3.2.1 不关注的后果
最高管理者关注与否,直接影响最终效果。如果不关注,即使内容是真实的,是客观的,随着时间的推移,也会逐渐变为不真实,不真实就更谈不上客观,原因很简单,没有人关注的信息是没有价值的。项目经理(有能力的)很清楚自身的项目状况,中层经理(负责的)也很清楚自己管辖的项目状况,实际上,只有最高管理者不了解(很大的原因是没有足够的精力去详细了解),只有项目发生了较大问题,如被客户投诉,最高管理者才知道公司有如此的一个项目,并且还引起了客户不满,不得不放下其他工作,和公司各级管理者及项目经理一同解决项目问题,平息客户不满情绪,这种情况下的投入通常是不记成本的投入,如果项目没有可观的利润,意味着项目将赤字。这就是不关注的后果。
3.2.2 关注的效果
最高管理者持续关注,能早期发现问题,可以在问题的初期就实施处置,这时候的成本远远低于后期被客户投诉后的处置成本和同时引起的返工成本。最高管理者的持续关注也可以让中层更细致、更全面地去关注自身所属的项目,可以更早地发现问题或风险,提前解决问题或形成解决方案,在最高管理者关注时,问题已经解决或已经有解决方式,最高管理者只需认可解决方案或依据解决方案帮助协调资源解决问题即可。另外一个方面,最高管理者的持续关注,可以让项目经理意识到公司内项目信息通路顺畅,自己的工作有价值被关注,同时可以提升项目经理的责任心。
最高管理者的持续关注,可以让PMO更加落地地“参与”到项目管理之中,PMO作为第三方,和项目经理是矛盾与共生的关系,矛盾不用过细地解释;对于共生,首先PMO需要有这样的认识,没有项目就没有PMO,PMO除了管控外,还需要帮助和协助项目经理实施项目管理,否则很难被项目经理认可,项目经理正是得到了组织层面的支持,才能认可PMO,直到项目经理意识到PMO就是“家”,就能很好地体现“共生”。PMO落地地参与到项目中,项目的真实状况完全可以掌握,数据是否真实不言而喻,通过数据得出的结论可以准确地判定,那么提供给最高管理者决策就很容易了。
3.2.3 关注案例
在实际的PMO运作中,我们发现一些有意思的现象,从项目层面收集的数据,各项质量类的指标都正常,但PMO成员了解到的项目成员经验相对偏低,该项目难易度也不是偏低的状况,如果按照通常的指示器评价该项目,只能说明人员体制方面的指示器存在问题,但PMO成员根据自身的经验,质量方面应该存在问题,于是直接到现场访谈项目经理,项目经理也认为在目前项目初期阶段质量是存在一定的问题;PMO向项目配置管理员获取了临时配置权限(公司已经给PMO授权),调取了相关的质量记录,发现经验丰富的成员(长期做该项目类似的业务)的BUG率非常低,经验较少的成员BUG率非常高,结果整体平均后变为“正常”。PMO成员和项目经理将质量指标进行了分类调整,并制定了相应的解决措施。如果最高管理者不关注,PMO通常不会投入更多的精力去深入了解项目,PMO真正的负责人是最高管理者,PMO需要对最高管理者负责,需要对企业负责。从另外一个方面思考,如果你的工作不是你老板关心的,不是企业关心的,你可能投入很多精力和热情去完成没有什么价值的工作。
3.3 最高管理者关注方式
还有另外一个核心问题,最高管理者应该如何关注项目呢?如果每个项目最高管理者都下现场绝对不可能(除非企业仅
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