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基于组织视角的项目管理办公室探索

时间:2021-01-19   来源:《项目管理技术》付伟江 董平军
摘要: 为推动项目管理办公室理论的发展, 以通用组织学理论为基础, 从组织结构设计与运行的静态视角剖析项目管理办公室。以建立项目管理办公室的概念和分类为起点, 辨析项目管理办公室作为组织机构所涉及的地位、职能、权力、职位、复杂度、规范化、集权与分权等结构化要素的构成、关系以及影响要因,并对其演化路径进行阐释, 为项目管理办公室理论研究提供参考。
关键词: 项目管理办公室; 组织视角; 结构化要素
0. 引言
项目管理办公室 ( Project Management Office,PMO) 作为项目组织机构, 其部分职能特征曾经体现在我国古代的一些组织中。例如, 先秦时期就有 “司空”“司徒”这样的官吏掌管营造类事务。后续朝代也出现了类似 “工部”这样的国家级机构、“曹”这样的地方级机构, 掌管营造类事务[1] 。他们不负责具体的营造实施管理, 而是负责整体规划、整体监控、整体协调、制定规章、制定方法与程序等。PMO 以概念形态和实务形态出现在管理中是在 20 世纪 30 年代以后[2] ,于 20 世纪 40 年代得到发展, 从 20 世纪 90 年代后期至今一直保持良好发展态势[3] 。
2004 年, PMO 出现在项目管理协会的 PMBOK指南 ( 第 3 版) 中, 正式作为行业术语得以推行。近几年, 项目管理协会、中国 ( 双法)项目管理研究委员会等组织开始有计划、有主题地组织 PMO 论坛、峰会, 并颁发 PMO 相关理论与实践成就奖项, 有力地激发了行业 PMO 的发展。同时, PMO 日益繁荣的实践也推动了 PMO理论的发展, 并将继续推动行业组织的建立、行业标准的建立、行业内各类组织的融合与交流。
本文论述的 PMO, 如无特别强调, 均为组织级 PMO。
1. PMO 的概念与类型
1. 1 PMO 的概念
基于PMBOK指南 ( 第 6 版) 对 PMO 的定义[4] , 对 PMO 的概念总结如下: PMO 是处于组织较高层级的部门, 是以组织的具体项目 ( 包括项目、项目群、项目集、项目组合) 实践为基础, 基于项目环境, 对项目管理和项目治理的组织构成、行为构成、设施与工具构成、方法与技术构成、信息构成等进行规范化、知识化、共享化, 并规划、监督、整合、协调、平衡、决策整个组织的项目实践体系和制度体系, 突出资源优化和重要问题解决特征, 为保证项目行为的有效性, 实现组织目标和项目目标的组织存在。视组织的现实情况, PMO 职权范围的可塑性较大。
1. 2 PMO 的类型
1. 2. 1 属性维度
按照职能属性, PMO 可以划分为以下三种类型:
(1) 战略型 PMO。基于项目的战略符合性开展工作, 参与组织战略制定、战略规划、战略调整、战略部署、战略监控、战略收尾、战略评价、战略激励等; 主要依托组织的环境、目标、任务、资源 4 个参数具体落实。
(2) 管控型 PMO。基于行政决策与执行开展工作, 整体调度组织的各项任务按计划、按制度进行, 包括有重点地管控某个单一单项目、某个单一任务。
(3) 支持型 PMO。基于知识、技能、经验、教训、规范、方法、设施、工具以及整体解决方案开展相关服务和支撑工作。
鉴于实践中 PMO 常常兼具多种特性, 可以同时具有两个及以上的类型属性。
1. 2. 2 职权维度
按照职权层级, PMO 可以分成战略级、控制级、执行级, 具体内容可参见谢颖等的研究[5] 。
1. 2. 3 成熟度维度
按照可持续、稳定实现组织预定的若干目标状态的水平, PMO 可分成若干等级, 如初始级、标准级、控制级、优化级等。如果是软件组织,PMO 可纳入 CMMI 级别统一考虑。
2. PMO 的组织地位与职能
2. 1 PMO 的组织地位
地位是组织结构的基本构成要素, 即指部门、职务 ( 此处指 PMO) 在整个组织结构中的地位。PMO 的组织地位参考模型如图 1 所示, 将直线型、参谋型、职能型组织的特色融为一体,同时兼具矩阵型组织架构的轮廓, 也可以向事业部型组织延伸演变。该模型中, PMO 既可以作为职能部门存在, 履行其基本职能; 也可以作为参谋部门存在, 为组织的高级管理层工作提供知识、技术、方法、工具、数据、方案等方面的参考和支持; 还可以作为总控部门存在, 尤其是在以项目实施为导向的组织中, 其整体的计划与调度职能体现较为突出。此外, PMO 还可以参与组织决策。
2. 2 PMO 的职能
2. 2. 1 PMO 职能描述
组织理论常常将 “职能” 解释为 “作用”或 “工作”。在文献分析的基础上, 建立较为全面和结构
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