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基于组织视角的项目管理办公室探索

时间:2021-01-19   来源:《项目管理技术》付伟江 董平军
化的 PMO 职能内容描述。
(1) 定位符合。PMO 不但是组织制定战略时的参谋咨询, 还是组织战略的参与者, 负责管理项目目标与组织目标、组织战略目标的符合性。
(2) 分工调整。PMO 可以设计项目组织结构, 明确相关角色职能, 并建立角色整合调整机制。
(3) 分类平衡。PMO 可以对组织面临的各种任务进行分类、排序、选择, 并可以与资源进行平衡, 确定任务实施的优先级, 落实任务的实施。
(4) 利益疏导。PMO 可以对项目的各类利益相关方进行协调, 争取其对项目的正面支持,排解负面影响。
(5) 指导支撑。PMO 可以规范化、标准化组织的项目治理与管理, 提供相关的信息化、知识化支撑; 建立组织项目治理与管理的组织学习机制, 并就相关方面进行指导、咨询、培训。
(6) 统筹调度。PMO 可以统筹组织的项目、任务的综合调度, 统筹项目、任务相关资源的调度安排。
(7) 监控决策。PMO 可以整体、重点监控组织的项目, 并组织相关问题的决策。
(8) 评价考核。PMO 可以对项目、项目管理人员进行评价, 并以此为输入进行单项考核、综合考核。
(9) 激励约束。PMO 既可以对项目管理人员、其他项目组成员进行激励, 诱发良好的工作动机, 也可以对项目管理人员、其他项目组成员进行约束, 阻止、弱化其不良动机。
(10) 培养开发。PMO 可以培养项目管理人员, 并可建立项目管理人员、其他项目组成员的职业成长路径。
(11) 合德合规。PMO 需 要 对 项 目 管 理 人员、其他项目组成员进行法律、政策、道德、伦理等方面的严格塑造。
(12) 变革发展。PMO 可以对组织的项目相关组织结构进行变革, 适应外部环境, 提高组织竞争力, 实现组织发展。
PMO 职能的实质是落实实现组织目标、战略目标, 所以 PMO 的职能设计是组织结构设计的基础。因此, 可以参照以上职能描述设计具体的PMO 职能。当然, 一个具体组织的 PMO 职能绝不是依据上述内容修修补补、裁裁减减这么简单, 它是组织职能设计与调整的结果。
2. 2. 2 PMO 职能设计与调整
PMO 职能设计与调整的基本原则如下:
(1) PMO 的职能设计是整个组织设计的重要组成部分, 所以 PMO 的设计要基于整个组织设计的视角; 在关注一般职能设计的同时, 要突出关键职能设计, 因为关键职能是 PMO 的核心价值, 往往决定了 PMO 在组织结构中的地位。例如, 以落实稳定订单, 提供一般性技术、大批量、相似软件产品和服务的项目组织, PMO 在组织结构中处于较高的总控地位, 其综合计划职能是其关键职能。
(2) PMO 的职能是跟随组织定位和需要发展的, 常常是一个渐进的过程, 不可能一蹴而就。因此, PMO 的设计与调整是一个有目标、有计划、循序渐进的过程, 同时也是一个不断优化、改进的过程。
(3) PMO 的职能设计应考虑组织的行业特点、产品特点、技术特点、服务特点、经营环境特点等。其中, 组织的技术特点受到了普遍关注。
组织实践的技术特性决定了组织治理、管理的方式和特性, 这既是实务, 也是哲学, 对于实践性较强的 PMO 部门尤其重要。需要关注组织的技术类别、技术种类、技术水平、技术质量、技术内涵与外延的动态性、技术应用的规模与范围等要素。例如, 技术内涵和外延变化不大, 项目管理中的技术复杂性容易管理, PMO 在技术问题与风险管理方面的职能可以弱化, 可以下放该职能到生产业务单元及以下层级。
2. 3 PMO 职能设计要求
PMO 的职能设计要实现以下目标: 组织的人、财、物组织有效, 能 (源) 、信 (息) 、技(术) 使用融通, 设 (计) 、建 (设) 、 (运) 营开展顺畅, 维 (护) 、改 (造) 、废 (置) 演化合理, 产、供、销渠道畅通, 内外部利益相关方交流和谐。这既是职能设计要求, 也是组织整体流程设计要求。
3. PMO 的职能结构
3. 1 职能的纵向结构
3. 1. 1 管理幅度
PMO 集组织平衡决策管理、技术管理、行政管理于一身, 所以其管理幅度设计有一定的复杂性, 要分类对待。平衡决策管理的管理幅度, 一般不超过 5 人, 最好为奇数; 技术管理的管理幅度, 一般不超过 10 人; 行政管理的管理幅度,一般不超过 15 人。这只是一般性建议, 具体的管理幅度要视组织中上下级的素质、任务特性、工作环境等要素而定。
3. 1. 2 层级结构
PMO 职能层级与管理幅度成反比。常规性的层级设计为 3 ~ 4 层, 即高级管理层、中级管理层、初级管理层、基
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