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基于组织视角的项目管理办公室探索

时间:2021-01-19   来源:《项目管理技术》付伟江 董平军
员专业化资质要求、团队化和职位化程度、复杂度就越高, 分权的可能性、职能的规范化挑战就越大。
7. 4. 3 常规事务技术
PMO 中有许多常规事务带有行政管理的性质, 要求对项目管理知识体系较为熟悉, 并能够在常规情形下进行常规处理。
与常规事务技术相关的工作对团队分化、职位分化程度的要求较低, 导致 PMO 复杂度相对较低, 但对 PMO 职能的规范化程度要求较高。PMO 分权的可能性不大, 倾向于采用集权管理。
7. 4. 4 信息化技术
为组织的项目体系提供信息化支撑, 是 PMO的重要工作。信息化技术是提高组织项目管理效率的重要手段。该技术涉及的学科领域相对于项目建构技术和专业管理技术更为集中。
信息化技术对 PMO 团队分化、职位分化程度的要求居中, 导致 PMO 的复杂度倾向居中,但是对 PMO 职能的规范化程度要求较高, 因为只有规范化才能信息化。与以上三种技术相比,信息化技术导致 PMO 分权的倾向居中。
7. 5 项目结构
项目结构是指构成项目的要素及相互关系,如投资构成、利益相关方构成、技术构成、组织构成、文化构成、地域构成等及其相互关系。通常, 组织中的项目结构差异越大, PMO 分权的倾向也越大。而且随着项目结构动态化程度的提高, PMO 分权的倾向也逐渐增大。只有得到足够的分权, 相关人员才有足够的权力面对局面的复杂性并迅速敏捷地做出判断和处理, 提升 PMO的效率。
7. 6 制度化
组织和 PMO 的制度化程度越高, PMO 集权的倾向越大。因为制度化程度越高, 较多的工作可以按照既定的制度和流程进行, 不需要太多临场发挥和紧急应对, 使工作更加程序化, 有利于管理的集权化。
7. 7 同业模式
组织不能脱离外部环境而存在, 同业的 PMO组织模式对组织 PMO 影响很大。一方面, 模仿是同业通行做法; 另一方面, 同业内的人员流动也带来了模式趋同。例如, 银行业 IT 组织的PMO 和建筑行业 PMO, 二者组织结构特征趋同。
7. 8 组织设计
PMO 组织结构的特征在很大程度上受组织设计方法的影响, 这也是一种战略选择。传统方法、权变方法、系统方法等设计方法对 PMO 的复杂性、规范性、集权与分权的影响是不同的。
8. PMO 的演化路径
PMO 作为组织 (构成) , 其发生、发展有一定的周期和规律。依据组织群体状态, 建立 PMO的周期性演化路径如下: 形成阶段—无序阶段—规范阶段—效率阶段—无序阶段。
(1) 形成阶段。这一阶段是 PMO 的初创时期或其部分团队新建时期, 工作逐渐开展, PMO的职能逐渐增加和尝试。此时, PMO 员工按照自组织特性工作, 并未出现无序的乱象。
(2) 无序阶段。随着形成阶段的深入, 各项职能大量开展, 工作千头万绪, 工作策略、方法还在摸索阶段, PMO 成员的工作观念、理念差异较大, 而此时的 PMO 又没有良好的沟通机制、调整机制、决策机制, 呈现出矛盾重重、冲突频现、效率低下的无序状态。
(3) 规范阶段。工作的无序, 促使规范化成为 PMO 的当务之急。PMO 开始在战略符合、工作策略、工作方法、工作程序、工作工具、工作制度等方面加大投入, 同时成员经过一段时间的磨合也形成了共识性的工作文化, PMO 呈现出规范有序的状态。
(4) 效率阶段。规范有序的组织状态并不一定是高效的。该阶段, 一方面继续丰富规范阶段的成果; 另一方面, 优化规范阶段的建设成果,以效率为手段, 追求 PMO 的效果和效益。
(5) 无序阶段。此无序阶段不同于前面的无序阶段, 是 PMO 经过追求效率成长的成熟期以后面临内外部变革、发展的挑战时呈现的无序,需要进入新一轮发展周期。当然, 也可能解散PMO, 不能进行周期性演化。
9.结语
本文以通用组织学理论为基础, 对 PMO 的静态结构化要素及其影响要素进行阐述, 并分析各要素之间的关系, 力求清晰地描述较为健全的PMO 的基本框架, 并提出其演化路径, 以期为PMO 理论研究提供模式和线索。
本文作者:付伟江1 董平军2( 1. 中国银行, 北京 100094;2. 东华大学, 上海 200051)
作者简介:
付伟江 ( 1971—) , 男, 高级项目管理师, 研究方向: 基于战略视角的商业银行组织管理、项目管理、信息化建设等。
董平军 ( 1973—) , 男, 副教授, 博士, 硕士研究生导师, CPA,研究方向: 企业决策与仿真、企业信息化等。
 
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