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基于组织视角的项目管理办公室探索

时间:2021-01-19   来源:《项目管理技术》付伟江 董平军
层。对于行政管理工作, 可以视具体情况采取扁平化管理。例如, 如果行政管理工作比较规范, 可以不设初级管理层, 由中级管理层直接管理基层员工, 以提高工作效率。
3. 2 职能的横向结构
PMO 的横向设计本质是 PMO 内部的团队化( 与部门化意义相近) 安排, 也就是对 PMO 的职能进行细化, 同时进行流程细化分类, 科学合理地组建团队, 并分配职权, 配置角色。
PMO 的主要职能可分为运行类职能和建设类职能, 后者为前者的支撑。其中, 运行类职能可分为综合计划与平衡、统筹调度与监控、资源建设与发展、技术服务与支撑; 建设类职能可分为与项目相关的组织建设、角色建设、制度流程建设、信息化建设。可以据此实施团队化安排。
PMO 团队化的工作是一种常态, 但有些工作不是靠一个团队就能够高效完成的。因此, 除了注意团队之间的常规配合外, 还可以建立矩阵化的专题行动小组。
4. PMO 的职位配置
4. 1 管理人员
(1) 高级管理人员。组织需要配置高层管理人员统辖 PMO, 常常为组织的副总经理, 一般配置 1 名副总经理。根据组织规模、履行职能、管理幅度的不同, 可以配置若干名总监协助副总经理工作, 他们的职位介于组织高层和中层之间,可以与副总经理统一视为高级管理人员。
(2) 中级管理人员。组织需要配置中层管理人员整体管理 PMO, 常常为主管, 一般配置 1 名主管。根据组织规模、履行职能、管理幅度的不同, 可以配置若干名副主管或者高级经理协助主管工作, 他们的职位介于组织中层和初层之间,但通常也视为组织的中层。
(3) 初级管理人员。组织需要配置初层管理人员管理 PMO 基层人员, 常常为经理。根据组织规模、履行职能、管理幅度的不同, 组织需要配置若干名初级管理人员具体管理若干 PMO 成员团队, 开展具体工作。
4. 2 技术人员
PMO 的技术人员, 按等级一般分为资深级、高级、中级、初级, 各等级技术人员的配置人数应视组织具体情况而定。资深级技术人员一般直接接受副总经理的管理, 从技术角度协助高级管理人员工作, 与总监及以下级别人员协同工作;高级技术人员一般直接接受主管的管理, 从技术角度协助主管工作, 与副主管及以下级别人员协同工作; 中级、初级技术人员一般直接接受经理的管理。
4. 3 行政人员
PMO 的行政人员一般分为高级、中级、初级, 也是一种不同于前述层级的常规管理性工作的级别, 配置人数根据组织具体情况而定。行政人员一般接受初级管理人员的直接管理, 主要履行 PMO 的行政管理职能。
4. 4 职务资格
据组织情况, 对 PMO 的管理人员、技术人员、行政人员有不同的任职资格要求。基本要求为: 管理人员、技术人员、行政人员须系统地接受过业内的项目管理知识体系教育; 管理人员关注通用管理知识、了解技术知识; 技术人员则需要更加关注通用管理知识、技术知识; PMO 人员一般需要具备项目团队的实践经验。
5 .PMO 的权力
5. 1 组织的权力结构
PMO 在组织中可以有多种权力来源, 基本来源是组织结构图中所示的正式权力 ( 图 1) , 包括组织级职能权力、直线参谋权力、总控与参与决策权力。同时, PMO 可分成组织级、业务单元级、项目级三个层次, 如图 2 所示。业务单元级PMO 属于生产业务单元, 项目级 PMO 属于项目团队, 他们在生产业务单元和项目团队中的地位类似于组织级 PMO 在整个组织中的地位。这样,三个层次的 PMO 建立起专业化的项目管理层次结构, 使组织级 PMO 职能更好地落实到下层组织, 同时组织级 PMO 也能更好地掌握下层组织的状况, 决策效率会更高。
PMO 对相关部门的控制和影响权力还可来自战略计划、人事参与、成本管理、绩效评价、规章制度、临时授权等方面。
5. 2 PMO 的权力来源
PMO 内部职位结构的权力来源[6] 如下:
(1) 高层管理权力。①来自高级管理层正式职位的权力, 是组织的正式授权, 是一种法定权力; ②来自高级管理层所拥有的物质、精神资源的控制权; ③来自高级管理层在 PMO 中决策中心的位置。
(2) 中层管理权力。PMO 中级管理人员的权力, 一方面来自组织结构的安排, 起承上启下的作用; 另一方面来自高级管理人员的授权, 既可以减缓高级管理人员的压力, 也可以把组织的目标高效地落实到作业层, 同时对中层管理人员也是一种激励。
(3) 其他权力。初级管理人员、技术人员、
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