PMO在生物制药GMP生产环境中的实践——《PMO论文集（2019）》（电子版）

2. 制定沟通计划
有了沟通目标，需要制定沟通计划。计划就是5W+1H, 在何时、何地、由谁和谁去沟通，沟通对象是谁，用什么方式、渠道去沟通,为什么要去沟通，原因是什么，沟通的内容有哪些。借鉴项目管理中的沟通管理和干系人管理，通用的方法是使用电子表格建立管理层、重要干系人档案和沟通计划，举例如表2和表3内容所示[7]。 PMO结合管理层、重要干系人的期望，采用有倾向性的沟通方式以及提供感兴趣的内容，和组织内各业务部门和项目（集）团队进行高效的沟通，在沟通过程中还需要注意针对不同的管理层干系人的沟通频次和时间，才能真正达到双方沟通的目的。另外，值得注意的是，管理层及相关干系人的情况随着时间变化，需要持续跟踪干系人关注的问题和关心的事情，获得对管理层、干系人期望的理解，更好地管理动态的期望[8]。
3. 建立沟通渠道 对于沟通方式也是重点考虑的内容之一。有的干系人倾向于面对面的双向沟通，有的干系人需要通过阅读方式获得相关信息，如果有问题才会向信息发布者提问。针对不同干系人对沟通方式的要求，PMO目前采用如图13所示与干系人针对管辖的项目（集）及相关事宜进行沟通。
1) 干系人访问（Stakeholder Visit）
 对项目（集）的重要干系人进行面对面访问，时长可以视情况在半个小时到一个小时之间。但是保证一定的频次，根据干系人不同，可以设置每两周一次或者至少每月一次，该沟通能够保证关键干系人在项目（集）管理沟通过程中的良好体验，同时及时获得关键干系人的独立意见。
2) 发布信息（Sharepoint Site）
Sharepoint是目前PMO推荐企业内部的低成本的项目（集）管理的发布平台。根据项目（集）管理的要求，结合干系人的期望，在Sharepoint平台上会定期地发布如项目的进展等项目的各类管理的报告、报表。这是单向的信息沟通的渠道，一般用于规定内容、规定时间的项目（集）信息的推广，让项目（集）相关者了解信息也是最常用的项目（集）管理及相关信息发布的方式。
3) 阶段性调查（Regular Survey）
在项目（集）进行过程中的不同阶段，需要对项目（集）干系人的对项目（集）的满意度或者若干主题进行调查，获得干系人对项目（集）管理的意见，以便后续项目管理过程中改进。
4) 季度会议（Quarterly Meeting）
季度会议是常设项目（集）管理沟通渠道，通过会议去汇报项目（集）的进展情况以及遇到的问题、项目（集）的重大风险在哪里。在季度会议上，往往有一些项目（集）决策性的问题需要现场的干系人进行讨论、决策。
5) 专项会议（Ad-hoc Meeting）
专项会议是针对项目（集）管理过程中特定的问题以及紧急情况等与关键干系人组织讨论的会议。该沟通渠道根据不同场景、内容与不同的干系人就不同的主题在一定的范围进行沟通，这种沟通渠道、方式相对比较灵活。
以上沟通渠道基本覆盖了项目（集）管理过程中与重要干系人沟通采用的常用的沟通渠道、模式，和大部分项目（集）需要的沟通场景，为未来成功的沟通打下了扎实的基础。
4. 完成反馈改进
项目（集）管理中的沟通并非为了沟通而沟通，而是为了获得信息，并基于关键干系人的反馈进行调整、持续改进，同时将改进的信息反馈给信息的发出方，从而完成一个沟通闭环。
5. 建立长效机制
对于项目（集）管理中的沟通，需要建立长效机制进行管理，贯穿于整个项目（集）的生命周期，甚至跨域项目（集）本身，从而形成与关键干系人、业务部门长期良好合作的氛围，对项目（集）的成功、实现项目（集）的目标起着非常关键的作用。
在整个项目（集）管理过程中，特别需要关注三个关键阶段的沟通，包括需求阶段的沟通，项目（集）实施执行阶段的沟通和交付阶段的沟通。PMO应不仅强调在项目（集）管理过程中的沟通，同时也重视与非当前项目（集）但为重要管理层的沟通，秉承“万事皆项目”的理念，形成组织内部高效项目（集）管理的环境，助力企业的高效运营。
PMO需要给到GMP环境下项目管理带来的价值，给到管理层信心，获得管理层的认可和支持，从而为企业的运营和发展贡献更多的价值。
小结
在PMO的实践过程中，通过建立GMP环境下的项目管理流程和方法，培训和知识转移，持续融入新的管理元素，与管理层的积极沟通四项主要措施，来帮助PMO在组织的落地，逐步形成在组织内规范的管理机制，帮助项目经理和项目团队了解项目管理，逐步形成项目管理意识，并能够运用到当前项目中；帮助项目中的合作部门，更好地跨部门交流，了解项目流程和职责。在项目过程中互相理解支持、沟通顺畅、合作更融洽，同时启动与管理层、高级的沟通机制建立沟通渠道，更好地倾听到管理层、重要干系人的意见。在项目（集）管理过程中，通过这些措施，进行新的管理知识、业务知识的储备来应对新问题、未来新的场景及以后的创新。
通过这些措施产生相应的管理效果和效应来支持组织在新团队、新员工、新设备、新环境条件下，能够快速、高效地完成项目，“把事做好”，真正为组织贡献价值。
5. PMO在组织未来的机遇和挑战
组织的快速发展是个良好的机遇，为PMO的发展提供了平台和空间。而PMO作为一个组织的服务部门，在特定生物医药行业GMP环境下要生存好、发展好，能为组织持续贡献更多的价值，必须要有进一步改进、完善的规划，后续阶段的规划主要考虑四个方面。
1) 扩展PMO的项目（集）管理范围
PMO的项目（集）范围扩展指深度和广度两个维度。管理范围的深度扩展指从项目管理到项目集、项目组合的管理。管理范围的广度扩展指从IT项目扩展到其他非IT类项目，如设备项目、维修项目、生产项目等项目范围的尝试，利用项目（集）管理方法的通用性，并考虑如何更好地切入和管理这些项目（集）。
2) 提高项目（集）的成功率和质量
继续提高项目（集）的成功率，提高交付质量。由于动态的项目环境、人员、项目本身的复杂程度等原因的影响，会存在项目失败、项目质量低、交付不满足要求等情况，如何避免类似情况发生，管理好风险，是后续PMO工作的重点。建立基线，持续改进，提高成功率。项目（集）交付的成功是PMO贡献价值的基础。