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一次印证项目管理办公室角色矩阵的案例分析——《PMO论文集（2019）》（电子版）

时间：2020-04-27　　来源：PMO评论特约作者罗昕萌

的支持。早期的成功包括对参与部门战略规划，制定新项目的批准流程，对关键项目提供一对一的帮扶以及部署项目组合管理工具。虽然建立了有效的项目管理框架, 但仍需要大量工作在组织文化中稳定地推进这些新的管理流程。

4.1 部门战略规划

首要任务是重新审视并完善部门的战略规划，确保所有的项目安排都与部门业务目标相一致。这同样使项目管理办公室创造了一个机会与部门管理团队和其他部门的利益干系人互动，以更好地了解他们的个人需要。

主要的工作是通过与部门内所有团队负责人的交谈来决定哪些项目需要在未来的十八个月内完成。项目管理办公室需要确定整个团队的需求，来制定一个好的沟通计划。通过这些访谈和后续的沟通，部门的每一位同事都了解了各自的工作计划，并能够更好地考虑怎样通过团队合作来支持未来的业务需求。

项目管理办公室随后与各团队负责人进行了几轮会议，以进一步明确正在各团队进行的项目及其预计的交付时间。这个过程成为一个迭代的过程，每次会议都会收到到一些不同的答案来更新项目清单——项目经理会不时添加新项目或者延迟项目的交付日期。按季度统计的项目数量清单如图5所示。

图5 按季度统计的项目数量清单

在最终明确了业务真正的需求清单之后，战略规划进入第二阶段来研究和分析现有项目执行的计划。项目管理办公室审查了各项目的进度计划、各项目之间的依赖关系、人力资源规划和成本效益预期。这些项目都需要明确一系列问题：为什么要花这么长时间来实施？当前需要多少人力投入？为什么现在来执行而不是三个月之后？如果推迟三个月会对项目或者团队带来任何好处吗？

部门战略规划的最终结果是形成了一个明确的计划，一份说明部门核心工作内容的文档，以及一份包含需要立即执行的项目的清单。

4.2 行为改变

除了部门战略规划，项目管理办公室还立即采取行动, 开始推动部门行为改变。

放在首要的改变是实现项目的集中管理和项目资源的统一协调。首先，项目管理办公室需要控制所有正在进行的项目请求，并发布了第一个称为“Great Start”的流程来规定部门如何响应新的项目请求。PMO首先基于部门战略规划指出超过2人月的工作量适合当成项目来统筹管理。所有的请求由PMO接收后先估算其工作量，接着在项目评审例会上和部门领导集中审查，然后决定是否批准该请求。最终如果请求被接受，项目将添加到项目列表中, 否则团队领导将决定如何通过日常工作完成相应的目标。

“Great Start”审查过程要求部门领导在决定接受计划外的项目之前慎重估计各自团队的现有工作量。同时，PMO深入研究团队成员的工作方式，并与部门领导讨论现有工作的有效性。这样，所有团队成员的工作安排被有效地统筹和跟踪起来。

部门战略规划还显示，有必要对正在运行的项目和新的项目请求进行例行审查。评审例会的目的是实现这样的审查, 并讨论与当前项目执行中出现的各种问题。PMO通过例会直观地展示项目计划和执行，并确保部门负责人出席会议, 以便任何需要他参与的问题都能迅速得到响应。PMO全生命周期流程总览如图6所示。

图6 PMO全生命周期流程总览

改变既有的工作方式令人不安, 造成了一些紧张。毫不意外，改变的过程中时不时遇到这样或者那样的阻力，有时这种阻力来自部门领导自身。这种阻力通常表现为不遵守项目管理办公室的流程要求。改变需要时间, 坚持是必要的。最终，通过强化对流程管理的沟通和建立灵活的伙伴关系，PMO逐步赢得遵守流程的支持者。

4.3 支持项目管理行为

提高绩效的努力是围绕改进项目管理过程和技能展开的(Salameh, 2014)。为了达到所有项目按时完成的目标，我们有必要采用项目管理的方法，并且针对这种方法论进行系统的培训。由于该部门同时和几个不同的业务团队合作各种类型的项目，所以所有项目都必须遵循一个标准流程，以确保项目有必要的规划和控制。

有一套培训材料是根据标准PMI方法论来制定的，主要侧重于阶段评估的端到端过程，从项目启动到项目结束。PMO还开发了一些模板，将每个阶段的评估过程正规化。然后，PMO给该部门的IT人员进行一系列项目管理培训。

虽然有几位成员曾经参加过其他项目管理课程，让所有成员一起参加这次培训是非常有价值的。主要目标是让所有成员具有相同的基本出发点，让他们使用相同的项目管理词汇，并使他们积极参与到这次学习中。部门领导和10个项目经理参加了第一场培训。

最终，所有环节的成员都踊跃参加了培训，不管是具有技术、应用背景，还是负责培训的同事。这项培训工作是对建设一个高效团队的重大承诺和投资。

4.4 项目管理工具的标准化

从一开始,PM通过研究项目规划过程来分析为什么这么多的项目会错过上线日期。上线日期的达成率一直是该部门在全球报告中的关键指标。尽管可能有多种原因导致错过上线日期，但良好的计划是项目经理能控制的一个关键因素。

为了鼓励良好的计划，引入了“动员阶段”这一概念，作为一个广泛的分析和规划阶段。这个计划现在是由PMO方法论来定义的，包括预估范围、所需资源、成本、可能的收益(换言之，投资

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